Pracownik, kontaktując się telefonicznie z kontrahentem w imieniu firmy, po grzecznościowym powitaniu powinien podać
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Podając swoje imię i nazwisko, stanowisko służbowe oraz nazwę firmy, pracownik realizuje fundamentalne zasady komunikacji biznesowej. Taki sposób przedstawienia się zwiększa przejrzystość rozmowy oraz buduje zaufanie pomiędzy rozmówcami. W praktyce, takie przedstawienie się pozwala kontrahentowi na szybką identyfikację osoby, z którą rozmawia, co jest kluczowe w przypadku rozmów telefonicznych, gdzie nie ma możliwości wizualnej identyfikacji uczestników. Przykładowo, powiedzenie: 'Dzień dobry, nazywam się Jan Kowalski, jestem menedżerem ds. sprzedaży w firmie XYZ' nie tylko informuje o tożsamości dzwoniącego, ale także wskazuje na jego rolę oraz kontekst rozmowy. Standardy komunikacji, takie jak te wytyczane przez organizacje branżowe, podkreślają znaczenie jasnego i profesjonalnego przedstawienia się w każdej interakcji z klientem czy kontrahentem. Dobrą praktyką jest również dodanie krótkiego wprowadzenia do tematu rozmowy, co może jeszcze bardziej ułatwić nawiązanie efektywnej współpracy.
Podczas kontaktu telefonicznego z kontrahentem, stosowanie niewłaściwych form przedstawienia się może prowadzić do nieporozumień oraz osłabienia profesjonalnego wizerunku firmy. Wskazanie imienia i nazwiska swojego szefa oraz problemu, z którym dzwoni pracownik, nie jest efektywnym podejściem. Taka praktyka może wprowadzać zamieszanie, gdyż kontrahent zwykle nie zna szefa dzwoniącego, a zatem nie ma kontekstu, aby ocenić, dlaczego ta informacja jest istotna. Z kolei przedstawianie się jedynie poprzez podanie nazwy pracodawcy oraz powodu rozmowy może być zbyt ogólne i nie dostarcza wystarczających informacji, by zbudować zaufanie i efektywnie prowadzić rozmowę. Ponadto, ograniczenie się do własnego imienia i nazwiska oraz tematu rozmowy nie dostarcza słuchaczowi pełnej informacji o roli dzwoniącego, co może być kluczowe w kontekście rozmowy biznesowej. W komunikacji telefonicznej istotne jest, aby natychmiastowo zbudować kontekst oraz zaufanie poprzez pełne przedstawienie się, co stanowi standard w wielu branżach. Ignorowanie tej zasady może prowadzić do nieprofesjonalnego wrażenia oraz obniżenia efektywności całej rozmowy.