Faktury ustrukturyzowane wystawione od 2026 r. przez czynnego podatnika VAT w Krajowym Systemie e-Faktur są przechowywane
A. w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia.
B. wyłącznie na dysku twardym komputera, na którym je wystawiono.
C. wyłącznie w formie wydruku w siedzibie podatnika.
D. na płycie CD w siedzibie wystawcy.
W tym przypadku kluczowe jest to, że faktura ustrukturyzowana nie jest zwykłym plikiem PDF zapisanym gdzieś na komputerze, tylko dokumentem wystawionym i odebranym przez Krajowy System e-Faktur. KSeF nadaje jej numer identyfikujący i przechowuje ją w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym została wystawiona. To właśnie dlatego odpowiedź o przechowywaniu w KSeF przez 10 lat jest poprawna. W praktyce oznacza to, że podatnik nie musi drukować takich faktur ani archiwizować ich na płytach CD czy pendrive’ach jako podstawowego sposobu przechowywania. Moim zdaniem to duża zmiana organizacyjna, bo księgowość bardziej opiera się wtedy na poprawnym obiegu danych, uprawnieniach użytkowników i integracji programu finansowo-księgowego z KSeF. Dobrą praktyką jest jednak pobieranie danych do własnego systemu księgowego, kontrola statusów wysyłki, numerów KSeF oraz robienie kopii roboczych na potrzeby analiz i rozliczeń. Trzeba też pamiętać, że po upływie okresu przechowywania w KSeF mogą pojawić się obowiązki związane z dalszym posiadaniem dokumentacji, jeżeli zobowiązanie podatkowe jeszcze się nie przedawniło. Czyli system państwowy przechowuje fakturę, ale odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie VAT dalej jest po stronie podatnika.
Wybór odpowiedzi wskazujących na płytę CD, dysk twardy jednego komputera albo wyłącznie papierowy wydruk wynika zwykle z myślenia według starych zasad archiwizacji dokumentów. Kiedyś faktycznie dużo firm przechowywało faktury w segregatorach, na lokalnych dyskach albo na nośnikach zewnętrznych, bo najważniejsze było, żeby dokument dało się odszukać podczas kontroli. Przy fakturach ustrukturyzowanych wystawianych w KSeF logika jest inna. Dokument powstaje w określonym schemacie danych i jest obsługiwany przez centralny system teleinformatyczny. To KSeF jest miejscem ustawowego przechowywania takiej faktury przez 10 lat, licząc od końca roku jej wystawienia. Sam wydruk może być pomocniczy, na przykład dla osoby, która chce szybko sprawdzić treść dokumentu, ale nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej w systemie. Podobnie zapisanie pliku na dysku komputera nie jest właściwym, wyłącznym archiwum, bo komputer może się zepsuć, dane mogą zostać nadpisane, a dostęp nie musi spełniać wymagań dowodowych i podatkowych. Płyta CD też brzmi dziś trochę jak rozwiązanie z poprzedniej epoki, choć technicznie da się na niej coś zapisać. Nie o to jednak chodzi w przepisach o KSeF. Typowy błąd polega na utożsamianiu faktury elektronicznej z dowolnym plikiem elektronicznym. Faktura ustrukturyzowana ma określony format, numer KSeF i funkcjonuje w urzędowym obiegu. Z mojego doświadczenia najbezpieczniej traktować lokalne kopie jako pomocnicze, a nie jako podstawę prawną przechowywania.