Za zleceniobiorcę, który podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu zawartej umowy zlecenia, należy złożyć w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych imienny raport miesięczny
W tej sytuacji właściwym dokumentem jest ZUS RZA, ponieważ chodzi o zleceniobiorcę podlegającego wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu umowy zlecenia. Ten formularz służy do wykazania należnej składki na ubezpieczenie zdrowotne w imiennym raporcie miesięcznym, gdy nie rozlicza się za daną osobę składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce kadrowo-płacowej trzeba najpierw dobrze ustalić tytuł ubezpieczenia i zakres podlegania składkom, bo od tego zależy dobór dokumentu. Na przykład student do 26. roku życia z umowy zlecenia może w ogóle nie podlegać ZUS, ale zleceniobiorca mający inny tytuł do ubezpieczeń społecznych może z danej umowy zlecenia podlegać tylko zdrowotnemu. I wtedy właśnie raport zdrowotny jest kluczowy. Moim zdaniem najprościej zapamiętać to tak: RZA kojarzymy z raportem zdrowotnym, a nie ze zgłoszeniem do ubezpieczeń. Dobra praktyka w biurze rachunkowym to sprawdzić dokument zgłoszeniowy, kod tytułu ubezpieczenia i dopiero potem przygotować raport miesięczny do ZUS.
W tym pytaniu łatwo pomylić dwa różne etapy obsługi ubezpieczeń: zgłoszenie osoby do ZUS oraz comiesięczne rozliczenie składek. Formularze ZUS ZUA i ZUS ZZA nie są imiennymi raportami miesięcznymi. To dokumenty zgłoszeniowe. ZUS ZUA stosuje się zasadniczo wtedy, gdy osobę zgłasza się do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, natomiast ZUS ZZA służy do zgłoszenia wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. One informują ZUS, że dana osoba ma określony tytuł do ubezpieczenia, ale nie pokazują jeszcze miesięcznej podstawy wymiaru ani kwoty składki za konkretny miesiąc. To częsty błąd, bo nazwy ZUA, ZZA i RZA są podobne, a wszystkie dotyczą ZUS, więc w głowie robi się mały bałagan. ZUS RCA również nie pasuje do opisanej sytuacji w klasycznym rozumieniu tego zestawu formularzy, bo jest raportem rozliczeniowym używanym przede wszystkim przy wykazywaniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, czyli przy szerszym zakresie ubezpieczeń. Jeżeli zleceniobiorca z danej umowy podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu, właściwy jest raport ZUS RZA, bo właśnie on dotyczy należnych składek zdrowotnych wykazywanych imiennie za ubezpieczonego. W praktyce kadrowej trzeba uważać, żeby nie wybierać formularza tylko po słowie zdrowotne, bo ZUS ZZA zgłasza do zdrowotnego, a ZUS RZA rozlicza zdrowotne za miesiąc. Ta różnica jest niby drobna, ale w dokumentacji płacowej bardzo ważna.