Roczne sprawozdanie finansowe należy przechowywać trwale, co wynika z przepisów prawa oraz najlepszych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją. Trwałe archiwizowanie takich dokumentów jest istotne ze względu na ich znaczenie dla analiz finansowych, audytów oraz ewentualnych kontrolnych działań podejmowanych przez organy skarbowe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentów księgowych przez okres co najmniej 5 lat, ale w przypadku sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów zaleca się ich dłuższe przechowywanie. W praktyce oznacza to, że wiele firm decyduje się na archiwizację dokumentów w formie elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie i dostępność. Przykładem może być korzystanie z systemów do zarządzania dokumentami, które pozwalają na bezpieczne i zorganizowane gromadzenie oraz przeszukiwanie dokumentów.
Przechowywanie rocznych sprawozdań finansowych tylko przez rok lub przez czas określony przez kierownika archiwum jest niewłaściwe z punktu widzenia przepisów dotyczących archiwizacji dokumentacji finansowej. W sytuacji, gdy sprawozdania finansowe są przechowywane jedynie przez rok, organizacja naraża się na utratę kluczowych danych, które mogą być niezbędne w przypadku audytów lub rozliczeń z organami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez co najmniej 5 lat, co oznacza, że roczne sprawozdania finansowe powinny być przechowywane przez dłuższy okres. Odpowiedź, że sprawozdania należy przechowywać przez 5 lat, również nie jest wystarczająca, ponieważ zaleca się ich archiwizację w sposób trwały ze względu na znaczenie historyczne i analityczne tych dokumentów. Właściwe przechowywanie dokumentów finansowych jest kluczowe dla zabezpieczenia interesów firmy i może mieć poważne konsekwencje w przypadku niewłaściwego zarządzania dokumentacją, szczególnie w kontekście ewentualnych sporów prawnych czy kontroli skarbowych. Ostatecznie, pomijanie potrzeby trwałego przechowywania sprawozdań może prowadzić do mylnych przekonań, że dokumenty mogą być usuwane po krótkim okresie, co nie jest zgodne z dobrymi praktykami w obszarze zarządzania dokumentacją.