Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą i zatrudniająca pracowników powinna zapłacić składki ZUS za siebie i pracowników za dany miesiąc w terminie
Termin do 20. dnia następnego miesiąca jest właściwy dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, także wtedy, gdy zatrudnia pracowników i opłaca składki zarówno za siebie, jak i za osoby ubezpieczone. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca prowadzący np. mały sklep, salon usługowy albo jednoosobową firmę z pracownikami musi rozliczyć i opłacić składki ZUS za styczeń najpóźniej do 20 lutego. Chodzi tu m.in. o składki emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, zdrowotne, a przy pracownikach również o Fundusz Pracy czy FGŚP, jeśli występują. Moim zdaniem to jeden z tych terminów, które naprawdę warto mieć wpisane w kalendarz księgowy, bo opóźnienie może powodować odsetki i problemy z prawidłowym rozliczeniem dokumentów ZUS DRA, RCA czy RSA. Dobra praktyka w kadrach i płacach jest taka, żeby listę płac zamykać wcześniej, sprawdzić deklaracje w programie kadrowo-płacowym i nie zostawiać przelewu na ostatnią chwilę. Termin 20. dnia dotyczy tzw. pozostałych płatników składek, do których zalicza się właśnie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
W tym pytaniu łatwo pomylić różne terminy płatności składek ZUS, bo w przepisach występuje kilka dat i każda dotyczy innej grupy płatników. Termin do 5. dnia następnego miesiąca kojarzy się z ZUS-em, ale dotyczy głównie jednostek i zakładów budżetowych, więc nie pasuje do zwykłej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Data 8. dnia nie jest typowym ustawowym terminem opłacania składek ZUS dla przedsiębiorców zatrudniających pracowników, dlatego takie wskazanie zwykle wynika z przypadkowego skojarzenia z innymi rozliczeniami albo wewnętrznymi terminami w firmie. Termin do 15. dnia też może brzmieć znajomo, bo dotyczy określonych płatników posiadających osobowość prawną, na przykład spółek kapitałowych czy niektórych organizacji. Nie jest to jednak termin dla osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Typowy błąd polega na tym, że wrzuca się wszystkich pracodawców do jednej grupy, a przepisy rozróżniają płatników według ich statusu prawnego. Dla przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG, który opłaca składki za siebie i pracowników, właściwy jest termin do 20. dnia następnego miesiąca. W praktyce księgowej trzeba więc najpierw ustalić, kto jest płatnikiem składek, a dopiero potem dobierać termin płatności. To drobiazg, ale bardzo ważny, bo nieterminowa wpłata może oznaczać odsetki i bałagan w rozliczeniach z ZUS.