W Piekarni KŁOS wielkość zapasu minimalnego dla mąki pszennej wynosi 100 kg, a dla cukru 120 kg. Na podstawie kart ewidencji ilościowo-wartościowej ustal, o ile należy zwiększyć zapasy tych surowców, aby osiągnęły poziom zapasu minimalnego.
W tej sytuacji kluczowe jest odczytanie ostatniego stanu zapasu z kart ewidencji ilościowo-wartościowej, a nie samego przychodu albo rozchodu. Dla mąki pszennej po stanie początkowym 60 kg, przyjęciu 50 kg i wydaniu 40 kg końcowy zapas wynosi 70 kg. Zapas minimalny ustalono na 100 kg, więc brakująca ilość to $100 - 70 = 30$ kg. Dla cukru po operacjach magazynowych końcowy zapas wynosi 90 kg, a norma zapasu minimalnego to 120 kg, więc trzeba uzupełnić $120 - 90 = 30$ kg. Odpowiedź: o 30 kg mąki pszennej i 30 kg cukru. Moim zdaniem to bardzo praktyczne zadanie, bo w magazynie surowców piekarni takie obliczenia robi się po to, żeby nie dopuścić do przerwy w produkcji. Dobra praktyka branżowa jest taka, że porównuje się aktualny stan magazynowy z poziomem zapasu minimalnego, a następnie przygotowuje zamówienie lub dokument przyjęcia Pz na brakującą ilość. W piekarni brak mąki albo cukru od razu wpływa na ciągłość wypieku, więc kontrola zapasów minimalnych to nie formalność, tylko normalne zabezpieczenie procesu produkcyjnego.
W tym zadaniu łatwo się pomylić, bo w karcie ewidencji ilościowo-wartościowej występuje kilka kolumn z kilogramami: przychód, rozchód i zapas. Do ustalenia, o ile trzeba zwiększyć stan magazynowy, nie bierze się jednak ani ilości przyjętej do magazynu, ani ilości wydanej do zużycia. Liczy się wyłącznie aktualny stan końcowy zapasu, czyli ostatnia wartość w kolumnie zapas, a potem porównuje się ją z ustalonym zapasem minimalnym. Jeżeli ktoś wskazuje 70 kg mąki i 90 kg cukru, to najpewniej przepisał bieżący stan magazynowy, zamiast obliczyć niedobór do minimum. To częsty błąd: stan zapasu nie jest jeszcze ilością do dokupienia. Trzeba dopiero sprawdzić różnicę między normą a stanem rzeczywistym. Wyniki typu 40 kg mąki i 60 kg cukru wynikają zwykle z patrzenia na rozchody, czyli wydania materiałów z magazynu dokumentem Wz. Rozchód pokazuje, ile surowca zużyto lub wydano, ale nie mówi bezpośrednio, ile brakuje do zapasu minimalnego. Z kolei 40 kg mąki i 10 kg cukru to wygląda na mieszanie różnych danych z kart, na przykład jednego rozchodu z przypadkowo policzoną różnicą. W gospodarce magazynowej taka metoda byłaby ryzykowna, bo mogłaby doprowadzić do zbyt dużego albo zbyt małego zamówienia. Poprawne podejście jest proste i zgodne z dobrą praktyką: aktualny zapas porównać z normą minimalną. Dla mąki jest to $100 - 70 = 30$ kg, a dla cukru $120 - 90 = 30$ kg. Dopiero ta różnica jest ilością, o którą należy zwiększyć zapasy.