W tabeli przedstawiono niedobory składników majątkowych stwierdzone przez komisję inwentaryzacyjną podczas przeprowadzania inwentaryzacji. Wartość niedoborów niezawinionych wynosi
| Lp. | Przyczyna niedoboru | Wartość (w zł) |
|---|---|---|
| 1. | powstała z winy pracownika | 200,00 |
| 2. | spowodowana zdarzeniem losowym | 1 000,00 |
| 3. | spowodowana upływem przydatności do spożycia | 300,00 |
A. 1 500 zł
B. 1 200 zł
C. 1 000 zł
D. 500 zł
Wartość niedoborów niezawinionych wynosi 1 000 zł, ponieważ w tabeli tylko niedobór spowodowany zdarzeniem losowym ma charakter niezawiniony. Chodzi tu o sytuację, na którą pracownik albo magazynier realnie nie miał wpływu, np. pożar, zalanie magazynu, awaria niezależna od obsługi czy inne zdarzenie nadzwyczajne. Niedobór powstały z winy pracownika to niedobór zawiniony, więc nie wolno go doliczać. Z kolei niedobór wynikający z upływu przydatności do spożycia w praktyce często wiąże się z błędami w organizacji zapasów, np. złym planowaniem zakupów, brakiem kontroli terminów lub niestosowaniem zasady FEFO, czyli wydawania najpierw towarów z najkrótszym terminem ważności. Moim zdaniem to jest właśnie najważniejsza pułapka w tym zadaniu. W rachunkowości i gospodarce magazynowej po inwentaryzacji komisja nie tylko liczy różnice, ale też ustala ich przyczyny. Dopiero kwalifikacja niedoboru decyduje, czy obciąża się osobę odpowiedzialną materialnie, czy ujmuje stratę jako koszt jednostki. Dobra praktyka to zawsze mieć protokół różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienie przyczyn i decyzję kierownika jednostki.
W tym zadaniu trzeba odróżnić samą wartość niedoboru od jego kwalifikacji. Nie każdy brak wykryty podczas inwentaryzacji jest automatycznie niedoborem niezawinionym. Jeżeli zsumuje się kwotę 200 zł i 1 000 zł, wychodzi 1 200 zł, ale takie podejście miesza niedobór zawiniony z niezawinionym. Brak powstały z winy pracownika oznacza, że istnieje osoba odpowiedzialna za szkodę, najczęściej materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie. Wtedy jednostka może dochodzić zwrotu, a ujęcie księgowe będzie inne niż przy stracie losowej. Kwota 500 zł powstaje najpewniej z dodania 200 zł i 300 zł, czyli pozycji kojarzących się z błędami ludzkimi lub organizacyjnymi, ale to nie są niedobory niezawinione w sensie tego pytania. Z kolei 1 500 zł to suma wszystkich niedoborów z tabeli. Taki wynik mówi tylko o łącznej wartości różnic inwentaryzacyjnych, a nie o wartości niedoborów niezawinionych. To częsty błąd: ktoś widzi słowo niedobory i sumuje całą kolumnę wartości, bez przeczytania przyczyn. Niedobór spowodowany upływem przydatności do spożycia też nie powinien być tu doliczony, bo zwykle wskazuje na nieprawidłową rotację zapasów, brak kontroli terminów albo zbyt duże zakupy. W magazynie stosuje się zasady FIFO lub FEFO właśnie po to, żeby takie straty ograniczać. Z mojego doświadczenia najlepiej najpierw podkreślić przyczyny losowe, a dopiero potem liczyć kwoty, bo wtedy dużo trudniej pomylić kategorie.