W Piekarni KŁOS wielkość zapasu minimalnego dla mąki pszennej wynosi 100 kg, a dla cukru 120 kg. Na podstawie kart ewidencji ilościowo-wartościowej ustal, o ile należy zwiększyć zapasy tych surowców, aby osiągnęły poziom zapasu minimalnego.
| Karta ewidencji ilościowo-wartościowej – mąka pszenna (cena 3,50 zł/kg) | ||||||
| Lp. | Data | Dowód | Treść | Przychód (kg) | Rozchód (kg) | Zapas (kg) |
| 1. | 01.01.16 | BO | stan początkowy | 60 | 60 | |
| 2. | 07.01.16 | Pz 1/16 | przychód | 50 | 110 | |
| 3. | 14.01.16 | Wz 2/16 | wydanie | 40 | 70 | |
| Karta ewidencji ilościowo-wartościowej – cukier (cena 2,00 zł/kg) | ||||||
| Lp. | Data | Dowód | Treść | Przychód (kg) | Rozchód (kg) | Zapas (kg) |
| 1. | 01.01.16 | BO | stan początkowy | 100 | 100 | |
| 2. | 11.01.16 | Wz 1/16 | wydanie | 60 | 40 | |
| 3. | 14.01.16 | Pz 2/16 | przychód | 50 | 90 | |
A. o 40 kg mąki pszennej i 10 kg cukru.
B. o 40 kg mąki pszennej i 60 kg cukru.
C. o 70 kg mąki pszennej i 90 kg cukru.
D. o 30 kg mąki pszennej i 30 kg cukru.
W tym zadaniu kluczowe jest odczytanie ostatniego stanu zapasu z karty ewidencji ilościowo-wartościowej, a nie sumowanie wszystkich przychodów albo rozchodów osobno. Dla mąki pszennej ostatni zapis w kolumnie Zapas wynosi 70 kg. Zapas minimalny ustalono na poziomie 100 kg, więc trzeba uzupełnić: 100 kg - 70 kg = 30 kg. Dla cukru ostatni stan zapasu to 90 kg, a zapas minimalny wynosi 120 kg, więc brakuje: 120 kg - 90 kg = 30 kg. Dlatego należy zwiększyć zapasy o 30 kg mąki pszennej i 30 kg cukru. W praktyce magazynowej takie obliczenie jest bardzo ważne, bo zapas minimalny zabezpiecza ciągłość produkcji, np. żeby piekarnia nie zatrzymała wypieku chleba przez brak mąki albo cukru. Moim zdaniem dobrze widać tu sens rzetelnego prowadzenia kart magazynowych: dokument BO pokazuje stan początkowy, Pz przyjęcie materiału, a Wz jego wydanie. Cena podana w nagłówku karty nie jest tu potrzebna, bo pytanie dotyczy ilości w kilogramach, nie wartości zapasu. Dobra praktyka jest taka, żeby decyzje o zamówieniu surowca podejmować na podstawie ostatniego salda ilościowego i porównać je z normą zapasu minimalnego.
Najczęstszy problem w tym zadaniu polega na tym, że ktoś patrzy na pojedyncze operacje magazynowe, a nie na końcowe saldo zapasu. Karta ewidencji ilościowo-wartościowej działa narastająco: po każdym przychodzie i rozchodzie zmienia się kolumna Zapas. To właśnie ostatnia wartość w tej kolumnie pokazuje, ile surowca fizycznie powinno być w magazynie według ewidencji. Dla mąki nie należy więc brać stanu początkowego 60 kg ani przychodu 50 kg jako brakującej ilości. Po przyjęciu i wydaniu zostało 70 kg, a do zapasu minimalnego 100 kg brakuje tylko 30 kg. Podobnie z cukrem: po wydaniu 60 kg i późniejszym przyjęciu 50 kg końcowy zapas wynosi 90 kg, więc do normy 120 kg brakuje 30 kg. Błędy typu 70 kg, 90 kg albo 60 kg często wynikają z mylenia aktualnego zapasu z ilością do uzupełnienia. Inny typowy błąd to odejmowanie tylko jednego dokumentu Wz od zapasu minimalnego, bez uwzględnienia późniejszego Pz. W gospodarce magazynowej trzeba zachować kolejność zapisów i czytać saldo końcowe, bo ono jest podstawą decyzji zakupowej. Z mojego doświadczenia, przy takich zadaniach warto najpierw podkreślić ostatni zapas, potem dopiero porównać go z normą minimalną. Ceny 3,50 zł/kg i 2,00 zł/kg mogą rozpraszać, ale tutaj nie liczymy wartości w złotych, tylko niedobór ilościowy w kilogramach.