Dostarczone przez pracownika zaświadczenie o odbytym szkoleniu z zakresu czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy specjalista do spraw kadr umieści w aktach osobowych pracownika
Zaświadczenie o odbytym szkoleniu związanym z czynnościami wykonywanymi w ramach stosunku pracy należy wpiąć do części B akt osobowych pracownika. Ta część dokumentacji obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz jego przebiegu, czyli wszystko to, co dzieje się już po zatrudnieniu i ma znaczenie dla wykonywania pracy. W praktyce będą tam trafiały m.in. umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych, skierowania i orzeczenia lekarskie oraz właśnie zaświadczenia o szkoleniach potrzebnych do pracy. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych zasad w kadrach, bo porządek w aktach osobowych bardzo ułatwia kontrolę PIP, audyt wewnętrzny albo zwykłe sprawdzenie, czy pracownik ma wymagane uprawnienia. Część B pokazuje przebieg zatrudnienia, więc jeśli pracownik dostarcza zaświadczenie potwierdzające, że zdobył wiedzę lub umiejętności potrzebne na stanowisku, dokumentacja powinna być właśnie tam. Dobra praktyka kadrowa jest taka, żeby dokument opisać, sprawdzić jego datę, zakres szkolenia i ewentualny termin ważności, a potem umieścić go w odpowiednim porządku chronologicznym.
W tym pytaniu łatwo pomylić części akt osobowych, bo wszystkie dotyczą pracownika, ale każda ma inny cel. Część A nie jest właściwa dla zaświadczenia o szkoleniu odbytym w związku z wykonywaną już pracą, ponieważ gromadzi się tam dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. Chodzi na przykład o kwestionariusz osoby ubiegającej się o pracę, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane przed przyjęciem do pracy. Jeżeli szkolenie dotyczy czynności wykonywanych w ramach aktualnego stosunku pracy, to nie opisuje etapu rekrutacji, tylko przebieg zatrudnienia. Część C także nie pasuje, bo odnosi się do rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Tam znajdą się dokumenty związane z wypowiedzeniem, porozumieniem stron, świadectwem pracy czy rozliczeniem po zakończeniu zatrudnienia. Umieszczanie tam zaświadczenia szkoleniowego byłoby po prostu nielogiczne i utrudniało późniejsze odszukanie dokumentu. Część D dotyczy odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinującej pracownika, czyli np. kar upomnienia, nagany albo dokumentów związanych z naruszeniem obowiązków pracowniczych. Szkolenie nie jest karą ani sankcją, tylko elementem rozwoju zawodowego lub potwierdzenia kwalifikacji. Typowy błąd polega na tym, że ktoś kojarzy dokument z bezpieczeństwem pracy albo obowiązkami pracownika i wrzuca go do dowolnej części akt. W kadrach trzeba jednak patrzeć na funkcję dokumentu: skoro dotyczy przebiegu zatrudnienia i wykonywania pracy, właściwa jest część B.