Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Przechowywanie zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych w formie kserokopii, mikrofilmu lub na nośnikach optycznych jest niewłaściwe z kilku powodów. Przede wszystkim, kopiowanie dokumentów, nawet w formie kserokopii, nie zapewnia ich autentyczności ani integralności, co jest kluczowe w kontekście audytów oraz kontroli skarbowych. Kserokopie mogą być kwestionowane jako dowody, ponieważ nie mają statusu oryginałów. Z kolei mikrofilmowanie, choć jest techniką archiwizacji, również nie jest zalecane w przypadku dokumentów, które muszą być przechowywane w oryginalnej postaci. Takie podejście może prowadzić do sytuacji, w której oryginalne dokumenty zostaną utracone lub zniszczone, co narusza przepisy prawa. Przechowywanie dokumentacji na nośnikach optycznych, jak płyty CD czy DVD, również niesie ryzyko, gdyż nośniki te mogą ulegać uszkodzeniu lub dezaktualizacji w miarę postępu technologii. Niezbędne jest, aby przedsiębiorstwa stosowały się do wymogów prawnych oraz standardów branżowych, które jasno określają, że oryginalne dokumenty powinny być przechowywane w sposób zapewniający ich długoterminową ochronę i dostępność. W przeciwnym razie, przedsiębiorstwo naraża się na straty finansowe oraz problemy prawne.