Zgłoszenie nowo zatrudnionego pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego dokonuje się na formularzu
Formularz ZUS ZUA służy do zgłoszenia osoby do ubezpieczeń społecznych oraz do ubezpieczenia zdrowotnego, więc przy nowo zatrudnionym pracowniku jest to właściwy wybór. W praktyce pracodawca jako płatnik składek ma obowiązek zgłosić pracownika do ZUS co do zasady w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego, czyli najczęściej od dnia rozpoczęcia pracy wskazanego w umowie. Na ZUS ZUA wykazuje się m.in. dane identyfikacyjne pracownika, kod tytułu ubezpieczenia, datę objęcia ubezpieczeniami oraz zakres ubezpieczeń: emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. To jest taki podstawowy druk, który kadry naprawdę często używają przy zatrudnianiu na umowę o pracę. Dobra praktyka w dziale kadr i płac to sprawdzenie numeru PESEL, poprawności kodu ubezpieczenia oraz zachowanie potwierdzenia wysyłki, np. z PUE ZUS. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: ZUS ZUA oznacza zgłoszenie do pełnego pakietu ubezpieczeń, a nie rozliczenie składek ani wyrejestrowanie.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić formularze, bo wiele druków ZUS ma podobne skróty i zaczyna się od liter ZUS Z. Trzeba jednak patrzeć na funkcję dokumentu w całym obiegu kadrowo-płacowym: najpierw zgłaszamy osobę do ubezpieczeń, potem rozliczamy składki, w razie potrzeby aktualizujemy dane, a na końcu wyrejestrowujemy. ZUS ZIUA nie służy do zgłoszenia nowego pracownika do ubezpieczeń, tylko do zmiany lub korekty danych identyfikacyjnych osoby ubezpieczonej, na przykład gdy trzeba poprawić nazwisko, PESEL albo inne dane identyfikacyjne. ZUS RZA również nie jest formularzem zgłoszeniowym. To raport imienny związany z rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne, używany w rozliczeniach miesięcznych, a nie przy samym przyjmowaniu pracownika do firmy. ZUS ZWUA działa jeszcze inaczej, bo służy do wyrejestrowania z ubezpieczeń, na przykład po rozwiązaniu umowy o pracę. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś kojarzy samo słowo ubezpieczenie i wybiera dowolny formularz ZUS dotyczący ubezpieczeń. W kadrach to za mało, bo każdy druk ma konkretny moment zastosowania. Dla nowo zatrudnionego pracownika, który ma podlegać ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, stosuje się ZUS ZUA. Użycie innego dokumentu mogłoby spowodować brak prawidłowego zgłoszenia, problemy z rozliczeniem składek i potem niepotrzebne korekty, a tego w praktyce kadrowej lepiej unikać.