Część B akt osobowych pracownika zawiera dokumentację dotyczącą
A. nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia.
B. ubiegania się o zatrudnienie.
C. wygaśnięcia stosunku pracy.
D. rozwiązania stosunku pracy.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2023 (arkusz A.65-SG-23.06).
Część B akt osobowych pracownika dotyczy dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia, więc ta odpowiedź jest właściwa. W praktyce właśnie tu trafiają dokumenty pokazujące, że pracownik został zatrudniony i jak wyglądała jego praca w czasie trwania umowy. Będą to na przykład: umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, informacja o warunkach zatrudnienia, dokumenty dotyczące badań lekarskich, szkoleń BHP, zmiany warunków pracy i płacy, awanse, przeniesienia czy wnioski pracownika związane z zatrudnieniem. Moim zdaniem najłatwiej zapamiętać to tak: część B to „życie pracownika w firmie” od momentu podpisania umowy aż do zdarzeń występujących w trakcie zatrudnienia. Dobra praktyka kadrowa polega na tym, żeby dokumenty były układane chronologicznie, kompletne i zgodne z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej. Ma to znaczenie nie tylko przy kontroli PIP, ale też przy sporach pracowniczych, naliczaniu uprawnień i porządnym prowadzeniu kadr.
W tym pytaniu łatwo pomylić część B z innymi częściami akt osobowych, bo wszystkie dotyczą pracownika, ale każda część ma trochę inną funkcję. Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie nie trafiają do części B, tylko do części A. Chodzi tam głównie o etap przed zatrudnieniem, czyli na przykład kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane na dane stanowisko czy skierowanie na badania wstępne, jeśli jest zbierane na tym etapie. To jeszcze nie jest przebieg zatrudnienia, tylko rekrutacja i sprawdzanie, czy kandydat może zostać przyjęty do pracy. Z kolei wygaśnięcie stosunku pracy oraz rozwiązanie stosunku pracy są zdarzeniami końcowymi. Takie dokumenty, jak oświadczenie o wypowiedzeniu, porozumienie stron, dokumenty dotyczące rozwiązania umowy albo świadectwo pracy, należą zasadniczo do części C akt osobowych. Typowy błąd polega na myśleniu, że skoro dokument dotyczy pracownika, to automatycznie może być w części B. No właśnie nie do końca. Część B obejmuje okres od nawiązania stosunku pracy i wszystkie ważne sprawy dziejące się w czasie zatrudnienia, ale nie etap rekrutacji ani formalne zakończenie pracy. W kadrach ma to duże znaczenie, bo nieprawidłowe przyporządkowanie dokumentów utrudnia kontrolę dokumentacji, może powodować bałagan przy audycie i wygląda mało profesjonalnie. Z mojego doświadczenia najbezpieczniej jest kojarzyć akta osobowe etapami: przed zatrudnieniem część A, zatrudnienie i jego przebieg część B, zakończenie zatrudnienia część C.