W której części akt osobowych przechowuje się dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej?
A. W części A.
B. W części D.
C. W części C.
D. W części B.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2020 (arkusz A.65-SG-20.06).
Dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej przechowuje się w części D akt osobowych. Chodzi tu przede wszystkim o dokumentację związaną z karami porządkowymi przewidzianymi w Kodeksie pracy, czyli np. upomnieniem, naganą albo karą pieniężną. W praktyce w tej części mogą znaleźć się zawiadomienia o zastosowaniu kary, dokumenty dotyczące sprzeciwu pracownika, stanowisko pracodawcy wobec sprzeciwu czy ewentualne pisma związane z usunięciem kary z akt. Moim zdaniem to jest jedna z tych rzeczy, które warto zapamiętać bardzo konkretnie: odpowiedzialność porządkowa = część D. Dobra praktyka kadrowa polega też na tym, żeby nie wrzucać takich pism do części B „na wszelki wypadek”, bo potem robi się bałagan w dokumentacji. Część D ma charakter szczególny, ponieważ dokumenty o ukaraniu nie zawsze zostają tam na stałe. Po upływie roku nienagannej pracy kara porządkowa zasadniczo uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. To ważne nie tylko dla porządku w teczce, ale też dla ochrony praw pracownika i zgodności z przepisami o dokumentacji pracowniczej.
W tym pytaniu łatwo pomylić części akt osobowych, bo wszystkie dotyczą dokumentów pracowniczych, ale każda z nich ma inne zadanie. Część A nie służy do przechowywania dokumentów o karach porządkowych. Tam zasadniczo trafiają dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, na przykład kwestionariusz kandydata, świadectwa pracy z poprzednich miejsc, dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane przy rekrutacji. Jeżeli ktoś wybiera część A, to najczęściej myśli: „to dokument kadrowy, więc może początek teczki”. No właśnie nie do końca, bo część A dotyczy etapu przed zatrudnieniem.
Część B również bywa myląca, bo jest bardzo obszerna i zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania z regulaminami, dokumenty urlopowe czy dotyczące szkoleń. Z mojego doświadczenia to właśnie część B jest najczęściej traktowana jak „szuflada na wszystko”, ale przy odpowiedzialności porządkowej tak robić nie wolno. Przepisy wyodrębniają dla tych dokumentów osobną część D, żeby łatwiej było kontrolować okres ich przechowywania i ewentualne usunięcie po zatarciu kary.
Część C dotyczy dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia, czyli przykładowo wypowiedzenia umowy, porozumienia stron, świadectwa pracy czy rozliczeń końcowych. Kara porządkowa nie jest dokumentem rozwiązującym stosunek pracy, nawet jeśli czasem poprzedza konflikt z pracownikiem. Dlatego nie powinna trafić do części C. Poprawnym miejscem jest część D, bo właśnie tam przechowuje się dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
Część B również bywa myląca, bo jest bardzo obszerna i zawiera dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, np. umowę o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania z regulaminami, dokumenty urlopowe czy dotyczące szkoleń. Z mojego doświadczenia to właśnie część B jest najczęściej traktowana jak „szuflada na wszystko”, ale przy odpowiedzialności porządkowej tak robić nie wolno. Przepisy wyodrębniają dla tych dokumentów osobną część D, żeby łatwiej było kontrolować okres ich przechowywania i ewentualne usunięcie po zatarciu kary.
Część C dotyczy dokumentów związanych z ustaniem zatrudnienia, czyli przykładowo wypowiedzenia umowy, porozumienia stron, świadectwa pracy czy rozliczeń końcowych. Kara porządkowa nie jest dokumentem rozwiązującym stosunek pracy, nawet jeśli czasem poprzedza konflikt z pracownikiem. Dlatego nie powinna trafić do części C. Poprawnym miejscem jest część D, bo właśnie tam przechowuje się dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.