Który dokument powinien znajdować się w części B akt osobowych pracownika?
A. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę.
B. Wypowiedzenie umowy o pracę.
C. Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia.
D. Skierowanie na okresowe badania lekarskie.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2021 (arkusz A.65-SG-21.06).
Skierowanie na okresowe badania lekarskie powinno znaleźć się w części B akt osobowych, bo dotyczy przebiegu zatrudnienia pracownika, a nie samej rekrutacji ani zakończenia pracy. Część B to w praktyce najobszerniejsza część akt osobowych. Trafiają tam dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego trwaniem, np. umowa o pracę, zakres obowiązków, potwierdzenia zapoznania się z regulaminami, dokumenty dotyczące szkoleń BHP oraz właśnie skierowania i orzeczenia lekarskie związane z badaniami wykonywanymi w czasie zatrudnienia.
Okresowe badania lekarskie są obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Dlatego skierowanie na takie badania jest ważnym dokumentem kadrowym. Pokazuje, że pracodawca prawidłowo realizuje obowiązki z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, które w kadrach naprawdę trzeba pilnować, bo przy kontroli PIP brak aktualnych badań potrafi narobić kłopotów.
W praktyce wygląda to tak: jeśli pracownikowi kończy się ważność poprzedniego orzeczenia, dział kadr wystawia skierowanie na badania okresowe, wpisując stanowisko, czynniki szkodliwe lub uciążliwe oraz warunki pracy. Po badaniu lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie, które również przechowuje się w dokumentacji pracowniczej. Dobra praktyka to prowadzenie terminarza badań okresowych, żeby nie dopuścić do sytuacji, że pracownik pracuje bez ważnych badań. Czyli odpowiedź ze skierowaniem na okresowe badania lekarskie dobrze pasuje do części B akt osobowych.
Okresowe badania lekarskie są obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego potwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Dlatego skierowanie na takie badania jest ważnym dokumentem kadrowym. Pokazuje, że pracodawca prawidłowo realizuje obowiązki z zakresu profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników. Moim zdaniem to jeden z tych dokumentów, które w kadrach naprawdę trzeba pilnować, bo przy kontroli PIP brak aktualnych badań potrafi narobić kłopotów.
W praktyce wygląda to tak: jeśli pracownikowi kończy się ważność poprzedniego orzeczenia, dział kadr wystawia skierowanie na badania okresowe, wpisując stanowisko, czynniki szkodliwe lub uciążliwe oraz warunki pracy. Po badaniu lekarz medycyny pracy wydaje orzeczenie, które również przechowuje się w dokumentacji pracowniczej. Dobra praktyka to prowadzenie terminarza badań okresowych, żeby nie dopuścić do sytuacji, że pracownik pracuje bez ważnych badań. Czyli odpowiedź ze skierowaniem na okresowe badania lekarskie dobrze pasuje do części B akt osobowych.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty, bo wszystkie mają związek z zatrudnieniem, ale nie wszystkie trafiają do tej samej części akt osobowych. Akta osobowe pracownika są podzielone według funkcji dokumentów. Część A dotyczy głównie etapu ubiegania się o pracę i dokumentów zebranych przed zatrudnieniem. Część B obejmuje nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia. Część C wiąże się z ustaniem zatrudnienia. Są też dalsze części, np. dotyczące odpowiedzialności porządkowej, ale tutaj najważniejsze jest rozróżnienie A, B i C.
Wypowiedzenie umowy o pracę nie jest dokumentem z przebiegu zatrudnienia w takim sensie, jak badania okresowe czy szkolenia. Ono prowadzi do rozwiązania stosunku pracy, dlatego powinno być przechowywane w części C akt osobowych. Typowy błąd polega na tym, że ktoś myśli: skoro pracownik jeszcze pracuje w okresie wypowiedzenia, to dokument pasuje do części B. Kadrowo patrzymy jednak na charakter dokumentu, a nie tylko na moment jego złożenia.
Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia także nie jest dokumentem części B obecnego pracownika. Taki dokument służy zwykle do potwierdzenia wcześniejszego stażu pracy, np. przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Ponieważ jest przedstawiany przy przyjęciu do pracy albo w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, co do zasady trafia do części A. Inaczej byłoby ze świadectwem pracy wystawianym przez obecnego pracodawcę po zakończeniu zatrudnienia, ale to już inna sytuacja.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę również należy kojarzyć z częścią A, bo dotyczy kandydata, a nie pracownika w trakcie zatrudnienia. Dopiero kwestionariusz lub dane zbierane już od pracownika po zatrudnieniu mogą mieć inny kontekst. Najbezpieczniej zapamiętać prostą zasadę: dokumenty rekrutacyjne idą do A, dokumenty bieżącego zatrudnienia do B, a dokumenty rozwiązania umowy do C. Skierowanie na okresowe badania lekarskie dotyczy bieżącego obowiązku pracodawcy w czasie zatrudnienia, więc właściwym miejscem jest część B.
Wypowiedzenie umowy o pracę nie jest dokumentem z przebiegu zatrudnienia w takim sensie, jak badania okresowe czy szkolenia. Ono prowadzi do rozwiązania stosunku pracy, dlatego powinno być przechowywane w części C akt osobowych. Typowy błąd polega na tym, że ktoś myśli: skoro pracownik jeszcze pracuje w okresie wypowiedzenia, to dokument pasuje do części B. Kadrowo patrzymy jednak na charakter dokumentu, a nie tylko na moment jego złożenia.
Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia także nie jest dokumentem części B obecnego pracownika. Taki dokument służy zwykle do potwierdzenia wcześniejszego stażu pracy, np. przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego. Ponieważ jest przedstawiany przy przyjęciu do pracy albo w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, co do zasady trafia do części A. Inaczej byłoby ze świadectwem pracy wystawianym przez obecnego pracodawcę po zakończeniu zatrudnienia, ale to już inna sytuacja.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o pracę również należy kojarzyć z częścią A, bo dotyczy kandydata, a nie pracownika w trakcie zatrudnienia. Dopiero kwestionariusz lub dane zbierane już od pracownika po zatrudnieniu mogą mieć inny kontekst. Najbezpieczniej zapamiętać prostą zasadę: dokumenty rekrutacyjne idą do A, dokumenty bieżącego zatrudnienia do B, a dokumenty rozwiązania umowy do C. Skierowanie na okresowe badania lekarskie dotyczy bieżącego obowiązku pracodawcy w czasie zatrudnienia, więc właściwym miejscem jest część B.