Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę znajdują się w aktach osobowych
A. w części B.
B. w części A.
C. w części D.
D. w części C.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2024 (arkusz A.65-SG-24.06).
Oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę przechowuje się w części C akt osobowych, bo ta część jest przeznaczona właśnie na dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia. Chodzi tu na przykład o wypowiedzenie umowy o pracę złożone przez pracodawcę albo pracownika, porozumienie stron w sprawie rozwiązania umowy, dokumenty związane z rozwiązaniem bez wypowiedzenia, potwierdzenia doręczenia pism oraz dokumentację dotyczącą wydania świadectwa pracy. W praktyce kadrowej ma to duże znaczenie, bo dobrze uporządkowane akta osobowe pozwalają szybko odtworzyć przebieg zatrudnienia i sprawdzić, czy rozwiązanie stosunku pracy odbyło się zgodnie z Kodeksem pracy. Moim zdaniem to jedna z tych rzeczy, które wydają się drobne, ale przy kontroli PIP albo sporze sądowym robią ogromną różnicę. Część A dotyczy głównie dokumentów z rekrutacji, część B przebiegu zatrudnienia, a część D odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. Dlatego oświadczenia kończące stosunek pracy powinny trafić do części C, zgodnie z zasadą logicznego podziału dokumentacji pracowniczej.
W tym pytaniu łatwo pomylić części akt osobowych, bo wszystkie dotyczą pracownika i na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne. Trzeba jednak pamiętać, że akta osobowe mają określony układ i nie wrzuca się dokumentów „tam, gdzie jest miejsce”. Część A służy zasadniczo dokumentacji związanej z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli są tam na przykład kwestionariusze kandydata, skierowania na badania wstępne czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane przed przyjęciem do pracy. Nie pasuje tam wypowiedzenie ani porozumienie rozwiązujące umowę, bo te dokumenty powstają dopiero przy końcu zatrudnienia. Część B obejmuje przebieg stosunku pracy, czyli umowę o pracę, aneksy, dokumenty o szkoleniach BHP, badania okresowe, urlopy czy informacje o warunkach zatrudnienia. To jest częsta pułapka, bo rozwiązanie umowy też jakoś „wiąże się z zatrudnieniem”, ale formalnie należy już do etapu ustania stosunku pracy. Część D natomiast dotyczy dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową pracownika lub inną odpowiedzialnością przewidzianą w przepisach, na przykład karą upomnienia albo nagany. Nie każde negatywne albo końcowe pismo trafia więc do części D. Z mojego doświadczenia wynika, że typowy błąd polega na kojarzeniu wypowiedzenia z konfliktem albo karą, a to nie zawsze ma sens prawny. Właściwe miejsce dla oświadczeń o rozwiązaniu umowy to część C akt osobowych, bo ona obejmuje dokumenty dotyczące zakończenia zatrudnienia i rozliczenia stosunku pracy.