W części C akt osobowych pracodawca powinien przechowywać
A. list motywacyjny.
B. dokumentację bhp.
C. kwestionariusz osobowy.
D. świadectwo pracy.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2014 (arkusz A.65-X-14.05).
W części C akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, więc świadectwo pracy jest tu właściwą odpowiedzią. Dokładniej w praktyce pracodawca wydaje pracownikowi oryginał świadectwa pracy, a w aktach osobowych zostawia jego kopię albo odpis, żeby mieć potwierdzenie prawidłowego zakończenia stosunku pracy. To bardzo ważne przy kontrolach PIP, sporach z pracownikiem albo przy późniejszym wyjaśnianiu okresów zatrudnienia. Część C obejmuje też zwykle dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, np. wypowiedzenie, porozumienie stron, potwierdzenie odbioru świadectwa pracy, czasem korespondencję dotyczącą zakończenia zatrudnienia. Moim zdaniem najłatwiej to zapamiętać tak: część A to głównie rekrutacja, część B to przebieg zatrudnienia, a część C to finał zatrudnienia. Dobra praktyka kadrowa polega na tym, żeby dokumenty były kompletne, uporządkowane chronologicznie i przechowywane zgodnie z wymaganym okresem archiwizacji dokumentacji pracowniczej.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty, bo wszystkie wymienione mogą jakoś kojarzyć się z pracownikiem i jego zatrudnieniem, ale nie każdy dokument trafia do tej samej części akt osobowych. List motywacyjny dotyczy etapu ubiegania się o pracę, czyli rekrutacji. Jeżeli pracodawca go przechowuje, to zasadniczo wiąże się on z częścią A akt osobowych, gdzie gromadzi się dokumenty z procesu naboru i przyjęcia kandydata do pracy. Podobnie kwestionariusz osobowy trzeba rozpatrywać zależnie od jego rodzaju, ale co do zasady formularze związane z kandydatem lub pracownikiem nie są dokumentami typowymi dla części C, bo nie dotyczą zakończenia stosunku pracy. Dokumentacja bhp również nie pasuje do części C. Zaświadczenia o szkoleniach bhp, potwierdzenia zapoznania się z ryzykiem zawodowym czy dokumenty dotyczące dopuszczenia do pracy funkcjonują raczej w dokumentacji związanej z przebiegiem zatrudnienia, najczęściej w części B. Typowy błąd polega na myśleniu, że akta osobowe to jedna wspólna teczka bez znaczenia, gdzie co się włoży. W kadrach to jednak ma znaczenie praktyczne. Podczas kontroli liczy się porządek, zgodność z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej i możliwość szybkiego odnalezienia dokumentu. Część C jest przeznaczona na dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, dlatego pasuje tam świadectwo pracy, a właściwie jego kopia przechowywana przez pracodawcę.