Który wydatek ewidencjonowany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie jest kosztem uzyskania przychodów według przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
A. Zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowane przez pracodawcę.
B. Zapłacona grzywna orzeczona w postępowaniu karnym.
C. Zakup materiałów biurowych do firmy.
D. Czynsz za wynajem lokalu, w którym prowadzona jest działalność.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2017 (arkusz A.65-X-17.01).
Zapłacona grzywna orzeczona w postępowaniu karnym nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, mimo że może pojawić się w dokumentacji firmy jako wydatek faktycznie poniesiony. W podatku dochodowym od osób fizycznych działa tu ważna zasada: nie każdy wydatek związany z działalnością automatycznie zmniejsza podstawę opodatkowania. Ustawa o PIT w art. 23 wskazuje wydatki wyłączone z kosztów podatkowych, a grzywny i kary orzeczone w postępowaniu karnym są klasycznym przykładem takiego wyłączenia. Państwo nie pozwala, żeby przedsiębiorca obniżał podatek przez skutki własnego naruszenia prawa. Moim zdaniem to dość logiczne, choć w praktyce czasem ktoś się na tym łapie. Dla porównania: czynsz za lokal firmowy, materiały biurowe czy składki ZUS pracowników finansowane przez pracodawcę, co do zasady, mają związek z uzyskaniem albo zabezpieczeniem przychodu. Grzywna takiego charakteru nie ma. W dobrej praktyce księgowej taki wydatek trzeba odpowiednio oznaczyć jako niestanowiący kosztu uzyskania przychodów, żeby nie zaniżyć dochodu do opodatkowania.
W tym pytaniu łatwo pomylić zwykły wydatek firmowy z kosztem podatkowym. Sama zapłata z rachunku firmowego, faktura albo ujęcie dokumentu w ewidencji nie przesądza jeszcze, że wydatek pomniejszy dochód podatkowy. Koszt uzyskania przychodów musi mieć związek z przychodem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów, a dodatkowo nie może znajdować się w katalogu wyłączeń z ustawy o PIT. Dlatego czynsz za wynajem lokalu, w którym prowadzona jest działalność, normalnie spełnia warunek gospodarczy: bez miejsca prowadzenia działalności trudno wykonywać usługi, sprzedawać towary czy obsługiwać klientów. Podobnie zakup materiałów biurowych, takich jak papier, segregatory, tonery czy długopisy, jest typowym kosztem administracyjnym firmy. Nie jest to może wydatek bardzo efektowny, ale w księgowości jak najbardziej praktyczny i uzasadniony. Składki na ubezpieczenia społeczne pracowników finansowane przez pracodawcę również mogą być kosztem podatkowym, o ile są prawidłowo naliczone i opłacone zgodnie z przepisami oraz terminami. Typowy błąd polega na tym, że ktoś widzi słowo składki albo ZUS i od razu zakłada, że to obciążenie publicznoprawne, więc nie powinno być kosztem. To za duże uproszczenie. Inaczej traktuje się składki pracodawcy związane z zatrudnieniem, a inaczej sankcje, grzywny i kary. Grzywna karna nie służy osiąganiu przychodu, tylko jest konsekwencją naruszenia prawa, więc nie wolno jej używać do obniżenia podatku. Z mojego doświadczenia właśnie takie rozróżnienie jest bardzo ważne przy prowadzeniu KPiR: patrzymy nie tylko na to, czy pieniądze wyszły z firmy, ale też jaki jest podatkowy charakter wydatku.