Który dokument zawiera informacje dotyczące: czasu przepracowanego, dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych nieobecności w pracy?
A. Karta ewidencji czasu pracy.
B. Karta wynagrodzeń.
C. Kwestionariusz osobowy.
D. Lista płac.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2015 (arkusz A.65-X-15.05).
Karta ewidencji czasu pracy to właśnie dokument, w którym pracodawca zapisuje informacje potrzebne do prawidłowego rozliczenia czasu pracy pracownika. Znajdują się tam m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczba godzin przepracowanych, praca w godzinach nadliczbowych, dyżury, urlopy wypoczynkowe, zwolnienia od pracy, nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione oraz inne dane wymagane przy rozliczaniu czasu pracy. Moim zdaniem to jeden z ważniejszych dokumentów kadrowych, bo na jego podstawie można później sprawdzić, czy wynagrodzenie, dodatki za nadgodziny albo potrącenia zostały naliczone prawidłowo. W praktyce dział kadr korzysta z tej karty przy przygotowywaniu listy płac, kontroli limitów urlopowych i udowadnianiu, że pracodawca przestrzega przepisów Kodeksu pracy. Dobra praktyka jest taka, żeby ewidencja była prowadzona systematycznie, czytelnie i zgodnie ze stanem faktycznym, a nie uzupełniana na szybko pod koniec miesiąca, bo wtedy łatwo o pomyłki.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokumenty kadrowo-płacowe, bo wszystkie w pewien sposób dotyczą pracownika, ale ich funkcje są różne. Lista płac służy głównie do naliczania i wykazania wynagrodzeń, składek ZUS, podatku dochodowego, potrąceń oraz kwoty do wypłaty. Może korzystać z danych o czasie pracy, ale sama nie jest podstawowym dokumentem pokazującym szczegółowo dyżury, urlopy czy każdą nieobecność. Karta wynagrodzeń też dotyczy rozliczeń płacowych, zwykle pokazuje składniki wynagrodzenia pracownika w danym okresie, np. pensję zasadniczą, premie, dodatki, potrącenia i podstawy naliczeń. Nie zastępuje jednak ewidencji czasu pracy. Kwestionariusz osobowy ma jeszcze inny charakter: zbiera dane osobowe potrzebne przy zatrudnieniu, takie jak dane identyfikacyjne, adresowe, wykształcenie czy przebieg zatrudnienia, więc nie służy do bieżącego rejestrowania obecności w pracy. Typowy błąd polega na tym, że skoro jakiś dokument jest w aktach pracowniczych albo w dziale płac, to uznaje się go za dokument do wszystkiego. A w kadrach liczy się konkretny cel dokumentu. Informacje o czasie przepracowanym, urlopach, zwolnieniach od pracy, dyżurach i innych absencjach prowadzi się w karcie ewidencji czasu pracy, bo właśnie ona dokumentuje organizację i rozliczenie czasu pracy zgodnie z przepisami prawa pracy oraz dobrą praktyką kadrową.