Fakturę za zakupione materiały bezpośrednio-produkcyjne w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wzór obowiązujący od 2026 r.) należy zaewidencjonować w kolumnie
| PODATKOWA KSIĘGA PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW (część 2 z 2) | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu | Koszty uboczne zakupu | Wydatki (koszty) | Koszty działalności badawczo-rozwojowej, o których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym | Uwagi | |||
| wynagrodzenia w gotówce i naturze | pozostałe wydatki | razem wydatki | Opis kosztu | Wartość | |||
| 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
A. 15
B. 14
C. 12
D. 13
Opracowane na podstawie zadania CKE, czerwiec 2024 (arkusz A.65-SG-24.06): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Fakturę za zakup materiałów bezpośrednio-produkcyjnych ujmuje się w kolumnie 12 KPiR, czyli w kolumnie przeznaczonej na zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu. Chodzi tu o materiały, które wprost wchodzą do procesu wytwarzania wyrobu, np. drewno w zakładzie stolarskim, tkanina u krawca, stal w małym warsztacie produkcyjnym albo mąka w piekarni. To nie są zwykłe koszty ogólne firmy, tylko składniki zużywane bezpośrednio do produkcji. W praktyce księgowej zapis w kolumnie 12 robi się na podstawie faktury zakupu, zwykle w wartości netto u czynnego podatnika VAT, jeżeli VAT podlega odliczeniu. U podatnika zwolnionego z VAT wartość może obejmować kwotę brutto, bo podatek staje się elementem kosztu. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych kolumn w KPiR, bo wpływa na poprawne ustalenie kosztu wytworzenia i dochodu podatkowego. Dobra praktyka jest taka, żeby odróżniać cenę zakupu materiału od kosztów ubocznych, np. transportu czy załadunku, bo one trafiają już do innej kolumny.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić zakup materiałów produkcyjnych z innymi rodzajami kosztów, bo wszystkie te kolumny dotyczą wydatków w działalności. Jednak w KPiR liczy się nie tylko to, że firma poniosła koszt, ale też jaki jest jego charakter. Materiały bezpośrednio-produkcyjne są traktowane podobnie jak towary handlowe w tym sensie, że ewidencjonuje się je w kolumnie 12, według ceny zakupu. To są składniki, które realnie służą do wykonania produktu lub usługi materialnej i zwykle można je przypisać do procesu produkcji. Kolumna 13 nie jest właściwa, bo dotyczy kosztów ubocznych zakupu, takich jak transport, załadunek, wyładunek, ubezpieczenie w drodze czy inne wydatki związane z doprowadzeniem materiałów do firmy. Sam materiał nie jest kosztem ubocznym, tylko głównym przedmiotem zakupu. Kolumna 14 dotyczy wynagrodzeń w gotówce i naturze, więc ujmuje się tam płace pracowników, a nie faktury za materiały. Z kolei kolumna 15 obejmuje pozostałe wydatki, czyli różne koszty działalności, które nie mają osobnej dedykowanej kolumny, na przykład opłaty za media, czynsz, usługi obce czy zakup materiałów biurowych. Typowy błąd polega na wrzucaniu wszystkiego do pozostałych wydatków, bo tak wydaje się najprościej. Z mojego doświadczenia to potem robi bałagan w analizie kosztów i może utrudnić kontrolę podatkową. Właśnie dlatego fakturę za materiały produkcyjne należy przyporządkować do kolumny 12, a nie do kolumn wydatkowych o bardziej ogólnym znaczeniu.