Wydatek związany z zakupem paliwa do samochodu dostawczego należy zaewidencjonować w Podatkowej księdze przychodów i rozchodów (wzór obowiązujący od 2026 r.) w kolumnie
| Podatkowa księga przychodów i rozchodów (fragment) | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Przychód | Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu | Koszty uboczne zakupu | Wydatki (koszty) | |||||
| Wartość sprzedanych towarów i usług | Pozostałe przychody | Razem przychód (9+10) | Wynagrodzenia w gotówce i w naturze | Pozostałe wydatki | Razem wydatki (14+15) | |||
| 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | |
A. 15
B. 13
C. 14
D. 12
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2022 (arkusz A.65-SG-22.01): Numeracja kolumn według wzoru podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązującego od 2026 r. (dawna kolumna 13 to obecnie 15).
Wydatek na paliwo do samochodu dostawczego wpisuje się w kolumnie 15, czyli w części Pozostałe wydatki. To jest klasyczny koszt eksploatacji pojazdu używanego w działalności gospodarczej. Nie kupujemy tu towaru handlowego do dalszej sprzedaży ani materiału podstawowego do produkcji, tylko ponosimy koszt związany z bieżącym używaniem środka transportu. W praktyce księgowej do tej samej grupy trafiają często też naprawy, części eksploatacyjne, myjnia, opłaty parkingowe czy przeglądy, oczywiście jeżeli są związane z działalnością i prawidłowo udokumentowane fakturą lub innym dowodem księgowym. Moim zdaniem warto zapamiętać prostą zasadę: paliwo nie zwiększa wartości zakupionych towarów, tylko pomaga firmie działać, więc idzie do pozostałych kosztów. Kolumna 16 służy już do zsumowania wydatków z kolumn 14 i 15, a nie do bezpośredniego wpisywania pojedynczej faktury za paliwo. Trzeba też uważać na kwestie VAT i ewentualne limity podatkowe przy samochodach, bo kwota ujęta w KPiR może zależeć od prawa do odliczenia VAT oraz sposobu wykorzystywania pojazdu. Sama kolumna pozostaje jednak taka sama: 15.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić sam rodzaj kosztu z miejscem jego wpisania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zwłaszcza że układ kolumn w nowym wzorze trzeba czytać bardzo dokładnie. Zakup paliwa do samochodu dostawczego nie jest zakupem towarów handlowych ani materiałów według cen zakupu, dlatego nie powinien trafić do kolumny 12. Towary handlowe to rzeczy kupione po to, żeby je odsprzedać, a materiały służą bezpośrednio wytwarzaniu wyrobów lub świadczeniu usług. Paliwo zużywa się w eksploatacji pojazdu, więc ma inny charakter gospodarczy. Nie jest to też koszt uboczny zakupu z kolumny 13. Koszty uboczne zakupu dotyczą wydatków bezpośrednio związanych z nabyciem towarów lub materiałów, na przykład transportu zakupionego towaru, załadunku, wyładunku czy ubezpieczenia w drodze. Sam fakt, że samochód dostawczy może przewozić towary, nie oznacza jeszcze, że paliwo automatycznie staje się kosztem ubocznym zakupu. Kolumna 14 dotyczy wynagrodzeń w gotówce i w naturze, czyli kosztów pracowniczych, a nie eksploatacji auta. To częsty błąd, gdy ktoś patrzy tylko na ogólną część Wydatki i wybiera dowolną kolumnę kosztową. W dobrej praktyce księgowej najpierw ustala się ekonomiczny charakter dokumentu, potem sprawdza właściwą kolumnę KPiR. Dla faktury za paliwo będzie to pozostały wydatek, czyli kolumna 15, z zachowaniem zasad dokumentowania i ewentualnych ograniczeń podatkowych.