Który dokument powinien zawierać informację o numerze rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych?
A. Kwestionariusz osobowy dla pracownika.
B. Indywidualna lista płac.
C. Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę.
D. Informacja o warunkach zatrudnienia.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2020 (arkusz A.65-SG-20.06).
Numer rachunku płatniczego powinien znaleźć się w kwestionariuszu osobowym dla pracownika, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Wynika to z praktyki prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz z aktualnego podejścia w prawie pracy: zasadą jest wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy, a wypłata gotówką jest możliwa dopiero wtedy, gdy pracownik złoży odpowiedni wniosek. Dlatego pracodawca musi mieć wiarygodne źródło danych do wykonania przelewu, i właśnie takim dokumentem jest kwestionariusz osobowy dla pracownika. Moim zdaniem to dość praktyczne rozwiązanie, bo dane identyfikacyjne, adresowe i informacje potrzebne do obsługi zatrudnienia są wtedy zebrane w jednym miejscu. W kadrach ułatwia to przygotowanie listy płac, przelewów bankowych oraz kontrolę poprawności dokumentacji. Trzeba też pamiętać o ochronie danych osobowych: numer rachunku jest daną osobową, więc powinien być przetwarzany tylko w celu wypłaty wynagrodzenia i zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych. Dobra praktyka jest taka, żeby przy zatrudnieniu sprawdzić kompletność kwestionariusza, a przy zmianie konta poprosić pracownika o pisemną aktualizację danych.
W tym pytaniu łatwo pomylić dokument, który służy do naliczenia albo udokumentowania wypłaty, z dokumentem, w którym pracownik podaje dane potrzebne pracodawcy. Indywidualna lista płac jest dokumentem rozliczeniowym, wykorzystywanym przy naliczaniu wynagrodzenia, składek ZUS, zaliczki na podatek oraz kwoty netto do wypłaty. Może technicznie zawierać różne informacje pomocnicze, ale nie jest podstawowym miejscem pozyskiwania numeru rachunku od pracownika. To raczej efekt pracy działu płac, a nie dokument źródłowy z danymi pracownika. Informacja o warunkach zatrudnienia też nie pasuje do tego celu. Ten dokument służy przekazaniu pracownikowi podstawowych informacji o zatrudnieniu, np. normie czasu pracy, terminie wypłaty wynagrodzenia, urlopie czy długości okresu wypowiedzenia. Nie jest formularzem do zbierania danych bankowych. Karta wypłaconego wynagrodzenia za pracę ma charakter ewidencyjny i potwierdza historię wypłat oraz składniki wynagrodzenia, więc również nie jest właściwym źródłem numeru rachunku płatniczego. Typowy błąd polega na tym, że ktoś kojarzy numer konta z samą wypłatą pensji i od razu wybiera dokument płacowy. A w kadrach ważna jest kolejność: najpierw pracownik podaje dane w dokumentacji osobowej, potem dział płac korzysta z nich przy sporządzaniu listy i realizacji przelewu. Z mojego doświadczenia to jedna z tych drobnych rzeczy, które mocno wpływają na porządek w aktach osobowych i późniejsze kontrole.