Jakie obowiązki ma pracodawca jako płatnik składek na ubezpieczenia społeczne zatrudnionych przez siebie pracowników?
A. Obliczanie, potrącanie z wynagrodzeń i odprowadzanie do ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.
B. Wyłącznie obliczanie składki na ubezpieczenie zdrowotne.
C. Wyłącznie przekazanie pracownikowi informacji o składkach, które pracownik sam wpłaca do ZUS.
D. Wyłącznie odprowadzanie składki na ubezpieczenie emerytalne.
Pracodawca jako płatnik składek ma realny, techniczny obowiązek rozliczenia składek za pracowników, a nie tylko przekazania im informacji. Oznacza to, że przy naliczaniu listy płac oblicza podstawę wymiaru składek, ustala kwoty składek emerytalnych, rentowych, chorobowych i wypadkowych, potrąca część finansowaną przez pracownika z wynagrodzenia brutto oraz dopłaca część finansowaną przez pracodawcę. Potem przekazuje całość do ZUS w wymaganych terminach, razem z dokumentami rozliczeniowymi, np. raportami imiennymi i deklaracją rozliczeniową. W praktyce wygląda to tak: pracownik dostaje pensję netto, ale wcześniej dział kadr i płac musi poprawnie rozliczyć składki od wynagrodzenia brutto, wykazać je na liście płac i w dokumentach ZUS. Moim zdaniem to jeden z podstawowych tematów w kadrach, bo błąd w składkach szybko robi zaległości, odsetki i korekty dokumentów. Dobra praktyka branżowa to sprawdzanie kodu tytułu ubezpieczenia, podstawy składek, limitu rocznej podstawy emerytalno-rentowej oraz terminowe wysyłanie dokumentów przez PUE/e-ZUS albo program kadrowo-płacowy.
Nie można ograniczać obowiązków pracodawcy tylko do składki zdrowotnej, bo składka zdrowotna nie wyczerpuje systemu ubezpieczeń pracownika. Przy zatrudnieniu na umowę o pracę pracownik co do zasady podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, czyli emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu, a obok tego także ubezpieczeniu zdrowotnemu. Typowy błąd polega na wrzuceniu wszystkich potrąceń do jednego worka i uznaniu, że skoro najczęściej mówi się o składce zdrowotnej, to tylko ona jest rozliczana. Tak nie jest. Równie mylące jest założenie, że pracodawca odprowadza wyłącznie składkę emerytalną. Składka emerytalna jest bardzo ważna, ale lista obowiązków płatnika jest szersza i obejmuje także składki rentowe, chorobowe oraz wypadkowe, przy czym różnią się one sposobem finansowania. Część obciąża pracownika, część pracodawcę, ale technicznie rozlicza to płatnik. Nieprawidłowe jest też myślenie, że pracownik sam wpłaca swoje składki do ZUS po otrzymaniu informacji od firmy. Przy stosunku pracy to pracodawca wykonuje czynności płatnika: nalicza, potrąca, wykazuje w dokumentach i przekazuje pieniądze do ZUS. Pracownik nie powinien samodzielnie pilnować przelewów składkowych od swojej pensji, bo byłoby to sprzeczne z praktyką kadrowo-płacową i zasadami rozliczeń ZUS. Z mojego doświadczenia najwięcej pomyłek bierze się z tego, że ktoś widzi na pasku wynagrodzeń kilka pozycji i nie odróżnia składek społecznych od zdrowotnej oraz podatku. W porządnym rozliczeniu każda z tych pozycji ma swoje miejsce, podstawę i termin przekazania.