Podatnik wystawił odbiorcy fakturę w styczniu 2021 r. Termin zapłaty podatku VAT upłynął z dniem 25 lutego 2021 r. Wskaż datę, która kończy okres przechowywania tej faktury na potrzeby podatku VAT.
A. 25 lutego 2026 r.
B. 31 grudnia 2027 r.
C. 31 grudnia 2026 r.
D. 25 lutego 2025 r.
Opracowane na podstawie zadania CKE, czerwiec 2021 (arkusz A.65-SG-21.06): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Data 31 grudnia 2026 r. jest właściwa, bo przy fakturach VAT okres przechowywania wiąże się z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, a nie po prostu z datą wystawienia faktury. Zgodnie z zasadą wynikającą z Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Tu termin zapłaty VAT minął 25 lutego 2021 r., więc patrzymy na koniec tego roku, czyli 31 grudnia 2021 r. Dopiero od tej daty liczymy 5 pełnych lat: 2022, 2023, 2024, 2025 i 2026. Dlatego fakturę należy przechowywać co najmniej do 31 grudnia 2026 r. W praktyce księgowej oznacza to, że dokument nie powinien być niszczony zaraz po minięciu 5 lat od wystawienia ani od zapłaty podatku. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych zasad archiwizacji, bo podczas kontroli urząd może poprosić o faktury, rejestry VAT, JPK_V7 i powiązane dowody księgowe. Dobra praktyka branżowa jest taka, żeby przechowywać dokumenty w sposób uporządkowany, z podziałem na okresy rozliczeniowe, i nie skracać terminu archiwizacji na własną rękę, zwłaszcza gdy mogły wystąpić korekty, postępowania albo inne zdarzenia wpływające na bieg przedawnienia.
W tym pytaniu łatwo pomylić dwa różne sposoby liczenia czasu: liczenie dokładnie od konkretnej daty oraz liczenie od końca roku podatkowego. Przy fakturach VAT nie wystarczy dodać 5 lat do dnia, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli do 25 lutego 2021 r. Takie podejście dawałoby datę 25 lutego 2026 r., ale jest ono zbyt dosłowne i niezgodne z regułą przedawnienia zobowiązań podatkowych. Przepisy podatkowe nakazują liczyć 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. W tym przypadku tym rokiem jest 2021, więc punktem startowym jest 31 grudnia 2021 r., a nie luty 2021 r. Data 25 lutego 2025 r. też nie pasuje, bo oznaczałaby w praktyce zbyt krótki okres przechowywania dokumentu. To typowy błąd wynikający z mechanicznego odliczania lat od wystawienia faktury albo pomieszania zasad VAT z innymi terminami dokumentacyjnymi. Z kolei 31 grudnia 2027 r. jest terminem za długim w standardowej sytuacji, jeżeli nie wystąpiły szczególne zdarzenia, takie jak zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia. W zadaniu nie ma informacji o kontroli, postępowaniu podatkowym, egzekucji czy korektach wpływających na bieg terminu, więc przyjmujemy podstawową zasadę. Najbezpieczniej zapamiętać prosty schemat: najpierw ustalamy rok, w którym upłynął termin płatności podatku, potem bierzemy koniec tego roku, a dopiero później doliczamy 5 pełnych lat. W księgowości taki schemat bardzo pomaga, bo pozwala uniknąć przedwczesnego zniszczenia faktur i problemów przy ewentualnej kontroli skarbowej.