Pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za pracę z dołu pierwszego dnia każdego następnego miesiąca. W styczniu pracownik przebywał przez 5 dni na zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą. Pracodawca omyłkowo wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za styczeń wyższe, niż powinien. W związku z tym pracodawca może
A. potrącić nadpłatę z wynagrodzenia pracownika w dowolnym terminie bez jego zgody.
B. żądać zwrotu nadpłaty wynagrodzenia od pracownika w dowolnym terminie za jego ustną zgodą.
C. potrącić nadpłatę z wynagrodzenia za luty 1 marca za pisemną zgodą pracownika.
D. odliczyć nadpłatę z wynagrodzenia za luty 1 marca bez zgody pracownika.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2017 (arkusz A.65-X-17.06).
W tej sytuacji kluczowe jest to, że wynagrodzenie za styczeń było wypłacane z dołu, czyli 1 lutego, już po zakończeniu miesiąca i po okresie choroby pracownika. Pracodawca powinien więc prawidłowo uwzględnić 5 dni zwolnienia lekarskiego przy naliczaniu listy płac. Skoro tego nie zrobił i wypłacił za dużo, mamy zwykłą nadpłatę wynagrodzenia wynikającą z pomyłki płacowej, a nie automatyczne odliczenie dopuszczalne bez zgody pracownika. Dlatego potrącenie z wynagrodzenia za luty wypłacanego 1 marca może nastąpić tylko za pisemną zgodą pracownika, zgodnie z zasadą ochrony wynagrodzenia za pracę. Moim zdaniem to jedna z tych rzeczy, które w kadrach trzeba sobie mocno zapamiętać: pensji nie wolno „poprawiać” dowolnie, nawet jeśli błąd jest oczywisty. Dobra praktyka to sporządzenie krótkiej informacji dla pracownika, wskazanie kwoty nadpłaty brutto/netto, przyczyny błędu oraz uzyskanie pisemnej zgody na potrącenie. W praktyce dział płac powinien też zachować dokumentację: listę płac, korektę naliczenia, zgodę pracownika i ewentualnie notatkę służbową. To chroni i pracodawcę, i pracownika, bo pokazuje, że rozliczenie zostało wykonane zgodnie z Kodeksem pracy, a nie „na oko”.
Nie można przyjąć, że skoro pracownik dostał za dużo, to pracodawca zawsze może sam zabrać nadpłatę z kolejnej pensji. Wynagrodzenie za pracę jest szczególnie chronione przez przepisy Kodeksu pracy, więc potrącenia i odliczenia mają bardzo konkretne zasady. Typowy błąd myślowy polega tu na wrzuceniu wszystkich nadpłat do jednego worka. Czym innym jest sytuacja, gdy pracodawca wypłacił wynagrodzenie z góry, a potem pracownik był nieobecny i za ten okres nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Wtedy przepisy dopuszczają odliczenie w najbliższym terminie płatności. Tutaj jednak pensja za styczeń była wypłacana z dołu, czyli pracodawca miał już dane o chorobie i powinien je prawidłowo ująć na liście płac. Jeśli tego nie zrobił, jest to pomyłka w naliczeniu. Takiej kwoty nie potrąca się w dowolnym terminie i bez zgody pracownika. Nie wystarczy też ustna zgoda, bo przy potrąceniach dobrowolnych wymagana jest forma pisemna. Z mojego doświadczenia wynika, że ustne „tak, proszę potrącić” później bywa problematyczne, bo trudno je udowodnić podczas kontroli albo sporu. Pracodawca może oczywiście domagać się zwrotu nadpłaty, ale powinien działać formalnie: wyjaśnić błąd, ustalić kwotę i uzyskać pisemną zgodę na potrącenie albo dochodzić zwrotu inną legalną drogą. Inaczej narusza zasady ochrony wynagrodzenia.