Płatnicy składek są obowiązani przechowywać deklaracje rozliczeniowe z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przez
A. 5 lat od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.
B. 1 rok od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.
C. 50 lat od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.
D. 10 lat od dnia przesłania ich do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS.
Pytanie z egzaminu CKE, październik 2016 (arkusz A.65-X-16.08).
Deklaracje rozliczeniowe przekazywane do ZUS trzeba przechowywać przez 5 lat od dnia ich przesłania do terenowej jednostki organizacyjnej ZUS. Chodzi tu w praktyce głównie o dokumenty rozliczeniowe płatnika, np. ZUS DRA oraz powiązane raporty i korekty, które potwierdzają sposób rozliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy czy FGŚP. Ten okres wynika z zasad określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Moim zdaniem warto zapamiętać nie tylko liczbę 5, ale też moment, od którego liczymy termin: od dnia przekazania dokumentów do ZUS, a nie od końca roku czy od dnia wypłaty wynagrodzenia. W praktyce kadrowo-płacowej dobrze jest trzymać te dokumenty w uporządkowanej teczce elektronicznej albo papierowej, razem z potwierdzeniem wysyłki z Płatnika lub e-ZUS. Przy kontroli ZUS takie potwierdzenia bardzo pomagają, bo pokazują, co i kiedy zostało rozliczone. Dobra praktyka to też opisywanie korekt, żeby po kilku latach było wiadomo, dlaczego zmieniono podstawę składek albo kod ubezpieczenia.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić kilka różnych terminów przechowywania dokumentów, bo w kadrach i płacach występuje ich naprawdę sporo. Okres 1 roku jest zdecydowanie za krótki dla dokumentów rozliczeniowych ZUS. Tak krótka archiwizacja nie zabezpiecza płatnika na wypadek kontroli, korekt deklaracji, sporu o podstawę wymiaru składek albo potrzeby odtworzenia historii rozliczeń pracownika czy zleceniobiorcy. Z mojego doświadczenia takie myślenie bierze się czasem z przekonania, że skoro dokument został wysłany elektronicznie, to nie trzeba go dłużej trzymać u siebie. To nie jest dobre podejście, bo płatnik nadal ma obowiązek posiadać własną dokumentację. Termin 10 lat może kojarzyć się z innymi obowiązkami archiwizacyjnymi albo ze starszymi przepisami i dlatego bywa wybierany na wyczucie. W przypadku deklaracji rozliczeniowych do ZUS aktualnie właściwy jest jednak okres 5 lat od dnia ich przekazania. Z kolei 50 lat to typowe skojarzenie z dawnymi zasadami przechowywania dokumentacji pracowniczej, zwłaszcza akt osobowych i dokumentów potrzebnych do ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych dla starszych okresów zatrudnienia. Nie należy tego automatycznie przenosić na deklaracje rozliczeniowe ZUS. W księgowości i kadrach trzeba rozdzielać rodzaj dokumentu, podstawę prawną i cel przechowywania. Inny termin dotyczy akt osobowych, inny dokumentów podatkowych, a jeszcze inny deklaracji składkowych. Tutaj najważniejsza zasada brzmi prosto: dokumenty rozliczeniowe ZUS płatnik przechowuje 5 lat, najlepiej wraz z potwierdzeniem wysyłki i ewentualnymi korektami.