Dokumentację związaną z podatkiem dochodowym od osób fizycznych za rok 2020, którego termin płatności upłynął 30 kwietnia 2021 roku, zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej należy przechowywać do końca roku
A. 2023
B. 2022
C. 2024
D. 2026
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2022 (arkusz A.65-SG-22.01): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Dokumentację dotyczącą podatku dochodowego od osób fizycznych za 2020 rok trzeba przechowywać do końca 2026 roku, bo tak działa termin przedawnienia zobowiązania podatkowego w Ordynacji podatkowej. Ważny jest nie sam rok, którego dotyczy podatek, czyli 2020, ale rok, w którym upłynął termin płatności. Tutaj termin zapłaty PIT za 2020 rok minął 30 kwietnia 2021 r. Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Liczymy więc od końca 2021 roku: 2022, 2023, 2024, 2025 i 2026. Dokumenty należy trzymać co najmniej do 31 grudnia 2026 r. W praktyce dotyczy to np. zeznań PIT, potwierdzeń zapłaty podatku, informacji PIT-11, ewidencji przychodów, dokumentów kosztowych czy korespondencji z urzędem skarbowym. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które warto sobie zapamiętać na stałe: nie liczymy 5 lat od złożenia deklaracji, tylko od końca roku, w którym przypadał termin płatności. Dobra praktyka w biurze rachunkowym albo dziale kadr i płac jest taka, żeby dokumenty podatkowe przechowywać w uporządkowanych rocznikach i nie niszczyć ich zbyt szybko, bo czasem bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany, np. przy postępowaniu podatkowym.
W tym pytaniu najłatwiej pomylić rok podatkowy z rokiem, od którego zaczyna się liczenie przedawnienia. Podatek dotyczy 2020 roku, ale termin jego płatności upłynął dopiero 30 kwietnia 2021 roku. Ordynacja podatkowa nie każe liczyć okresu przechowywania dokumentów od początku roku podatkowego ani od dnia złożenia zeznania w taki prosty, kalendarzowy sposób. Zasada jest bardziej konkretna: dokumenty związane z rozliczeniem podatku trzeba przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli zasadniczo przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dlatego punktem startowym jest 31 grudnia 2021 r., a nie 31 grudnia 2020 r. Odpowiedzi wskazujące 2022, 2023 albo 2024 wynikają zwykle z za krótkiego liczenia okresu archiwizacji albo z założenia, że wystarczą 2 lub 3 lata. To dość częsty błąd, szczególnie gdy ktoś kojarzy inne okresy przechowywania dokumentacji, np. kadrowej, księgowej albo związanej z ZUS. Tutaj jednak mówimy o zobowiązaniu podatkowym w PIT, więc podstawą jest termin przedawnienia z Ordynacji podatkowej. W praktyce zbyt szybkie zniszczenie dokumentów może być kłopotliwe przy kontroli skarbowej, czynnościach sprawdzających albo konieczności udowodnienia prawa do ulgi, kosztu czy odliczenia. Z mojego doświadczenia najlepiej przyjąć zasadę ostrożności: dla PIT za 2020 rok dokumenty trzymamy do 31 grudnia 2026 r., a jeśli toczyła się jakaś sprawa podatkowa, lepiej jeszcze sprawdzić, czy bieg przedawnienia nie został zawieszony lub przerwany.