Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku VAT oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem przez
A. 50 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
B. 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
C. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy
D. 1 rok od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2015 (arkusz A.65-X-15.01): Treść poprawiona względem arkusza CKE (błąd merytoryczny lub nieaktualna nazwa dokumentu).
W podatku VAT termin przechowywania ewidencji i dokumentów jest powiązany z przedawnieniem zobowiązania podatkowego. Dlatego prawidłowa odpowiedź to 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Wynika to z praktycznego połączenia przepisów ustawy o VAT oraz Ordynacji podatkowej. Chodzi o to, żeby urząd skarbowy miał możliwość sprawdzenia rozliczeń za okres, który jeszcze nie uległ przedawnieniu. Przykładowo, jeżeli termin zapłaty VAT za dany miesiąc przypadał w 2024 r., to dokumenty trzeba przechowywać do końca 2029 r. W praktyce dotyczy to rejestrów VAT sprzedaży i zakupów, faktur, korekt, potwierdzeń transakcji, plików JPK_V7 oraz innych dowodów mających wpływ na rozliczenie podatku. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które naprawdę warto zapamiętać, bo w firmie bardzo łatwo pomylić rok powstania obowiązku podatkowego z rokiem terminu płatności. Dobra praktyka księgowa jest taka, aby dokumenty trzymać w uporządkowanych okresach rozliczeniowych, najlepiej z opisem miesiąca, roku i rodzaju dokumentu. Przy dokumentacji elektronicznej ważne jest też zabezpieczenie plików, kopie zapasowe i możliwość szybkiego odtworzenia danych podczas kontroli podatkowej. Samo posiadanie faktur to nie wszystko, trzeba jeszcze umieć wykazać związek dokumentu z deklaracją albo ewidencją VAT.
W tym zagadnieniu łatwo wpaść w pułapkę, bo różne przepisy przewidują różne okresy przechowywania dokumentów, ale dla rozliczeń VAT kluczowy jest termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Nie liczy się tu dowolnie długi okres, jak 50 lat, bo taki czas byłby zupełnie nieproporcjonalny do zasad kontroli podatkowej i nie wynika z przepisów dotyczących VAT. Tak długie okresy mogą się kojarzyć raczej z dokumentacją pracowniczą w dawnych zasadach albo z archiwizacją o szczególnym znaczeniu, ale nie z typową ewidencją podatku od towarów i usług. Również 10 lat nie jest standardowym okresem dla przechowywania ewidencji VAT. Czasem podatnicy zakładają, że skoro dokumentacja księgowa jest ważna i może być kontrolowana, to bezpieczniej przyjąć podwójny termin. Ostrożność jest dobra, jasne, ale w teście trzeba wskazać termin wynikający z przepisów, a nie termin na wszelki wypadek. Z kolei 1 rok od końca roku, w którym złożono zeznanie roczne, jest błędny z kilku powodów. VAT nie jest rozliczany przez klasyczne zeznanie roczne tak jak podatek dochodowy, tylko przez okresowe rozliczenia i ewidencje, obecnie najczęściej powiązane z JPK_V7. Poza tym tak krótki termin uniemożliwiłby realną kontrolę poprawności odliczeń podatku naliczonego, korekt faktur czy transakcji objętych szczególnymi zasadami. Typowy błąd myślowy polega na tym, że ktoś liczy termin od momentu wystawienia faktury albo od końca roku powstania obowiązku podatkowego. Tymczasem właściwym punktem odniesienia jest koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Dopiero od tego momentu liczy się 5 lat. W praktyce księgowej oznacza to, że archiwum VAT powinno być prowadzone tak, aby w razie czynności sprawdzających, kontroli podatkowej albo korekty deklaracji można było szybko znaleźć faktury, rejestry, korekty i potwierdzenia rozliczeń.