Sporządzone dla kontrahentów faktury sprzedaży towarów i wysłane w formie elektronicznej przedsiębiorstwo powinno przechowywać
A. w formie papierowej lub elektronicznej
B. wyłącznie w formie papierowej
C. wyłącznie w formie elektronicznej
D. w formie papierowej i elektronicznej
Pytanie z egzaminu CKE, październik 2013 (arkusz A.65-X-13.10).
Faktury sprzedaży towarów wysłane kontrahentom w formie elektronicznej przedsiębiorstwo może przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej. Kluczowe nie jest samo to, jak faktura została wysłana, tylko czy w okresie przechowywania zapewniona jest autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność dokumentu. W praktyce oznacza to, że firma może np. wydrukować fakturę elektroniczną i przechowywać ją w segregatorze, ale może też trzymać ją w systemie finansowo-księgowym, w archiwum elektronicznym albo na zabezpieczonym serwerze. Moim zdaniem w firmach wygodniejsze jest archiwum elektroniczne, bo łatwiej znaleźć dokument po numerze faktury, NIP kontrahenta czy dacie sprzedaży. Trzeba jednak pamiętać o dobrej organizacji: kopie zapasowe, ograniczony dostęp dla uprawnionych osób, jasny opis plików i możliwość szybkiego udostępnienia faktury organom podatkowym. Dobra praktyka branżowa jest taka, aby faktury przechowywać w sposób uporządkowany, z podziałem na okresy rozliczeniowe, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Sam format, papierowy albo elektroniczny, jest więc dopuszczalny, o ile dokumentacja jest kompletna i możliwa do kontroli.
W tym pytaniu łatwo pomylić sposób wysłania faktury z obowiązkową formą jej przechowywania. To dość typowy błąd, bo skoro faktura została wystawiona i przesłana elektronicznie, wiele osób od razu zakłada, że musi pozostać wyłącznie w pliku. Przepisy nie idą jednak aż tak daleko. Dopuszczają przechowywanie faktur zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej, pod warunkiem że dokument zachowuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Czyli nie chodzi o to, żeby koniecznie mieć plik PDF, tylko żeby faktura była wiarygodna, kompletna i dostępna przy kontroli.
Równie mylące jest założenie, że przedsiębiorca musi dublować archiwum, czyli trzymać faktury jednocześnie na papierze i elektronicznie. Takie rozwiązanie bywa stosowane jako wewnętrzna procedura bezpieczeństwa, szczególnie w większych firmach, ale nie jest ogólnym obowiązkiem wynikającym z samego faktu wysyłki elektronicznej. Z mojego doświadczenia wynika, że nadmiarowe drukowanie dokumentów często tylko robi bałagan w księgowości, jeśli nie ma jasnego systemu numeracji i opisu.
Nieprawidłowe jest także przekonanie, że faktury muszą być przechowywane wyłącznie na papierze. To starsze podejście, spotykane jeszcze czasem w praktyce, ale obecnie dokumentacja elektroniczna jest normalnym i akceptowanym rozwiązaniem. Ważne, żeby firma potrafiła szybko odszukać fakturę, zabezpieczyć ją przed nieuprawnioną zmianą oraz udostępnić organom podatkowym w razie potrzeby. W księgowości liczy się więc nie sam nośnik, lecz prawidłowa archiwizacja, kontrola dostępu i możliwość odtworzenia dokumentu przez wymagany okres.
Równie mylące jest założenie, że przedsiębiorca musi dublować archiwum, czyli trzymać faktury jednocześnie na papierze i elektronicznie. Takie rozwiązanie bywa stosowane jako wewnętrzna procedura bezpieczeństwa, szczególnie w większych firmach, ale nie jest ogólnym obowiązkiem wynikającym z samego faktu wysyłki elektronicznej. Z mojego doświadczenia wynika, że nadmiarowe drukowanie dokumentów często tylko robi bałagan w księgowości, jeśli nie ma jasnego systemu numeracji i opisu.
Nieprawidłowe jest także przekonanie, że faktury muszą być przechowywane wyłącznie na papierze. To starsze podejście, spotykane jeszcze czasem w praktyce, ale obecnie dokumentacja elektroniczna jest normalnym i akceptowanym rozwiązaniem. Ważne, żeby firma potrafiła szybko odszukać fakturę, zabezpieczyć ją przed nieuprawnioną zmianą oraz udostępnić organom podatkowym w razie potrzeby. W księgowości liczy się więc nie sam nośnik, lecz prawidłowa archiwizacja, kontrola dostępu i możliwość odtworzenia dokumentu przez wymagany okres.