Fakturę z dnia 31.03.2015 r. za zakupiony środek trwały amortyzowany jednorazowo w miesiącu zakupu należy przechowywać dla celów podatkowych do
A. 31 grudnia 2021 r.
B. 31 grudnia 2020 r.
C. 31 marca 2020 r.
D. 31 marca 2021 r.
Pytanie z egzaminu CKE, styczeń 2016 (arkusz A.65-X-16.01).
Termin 31 grudnia 2021 r. wynika z zasady przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktura z 31.03.2015 r. dokumentuje zakup środka trwałego, który został jednorazowo zamortyzowany w miesiącu zakupu, więc odpis amortyzacyjny stał się kosztem podatkowym roku 2015. Dla podatku dochodowego rozliczenie za 2015 r. następuje jednak dopiero w 2016 r., bo wtedy przypada termin zapłaty podatku wynikającego z zeznania rocznego. Okres przedawnienia wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Czyli liczymy od końca 2016 r.: 2017, 2018, 2019, 2020, 2021. Dokument trzeba więc trzymać do 31 grudnia 2021 r. W praktyce księgowej warto pamiętać, że przy środkach trwałych nie patrzymy tylko na datę faktury, ale na to, jaki podatek i jaki okres rozliczeniowy dokument potwierdza. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które dobrze zapamiętać, bo często myli się rok wystawienia faktury z rokiem, od którego liczy się przedawnienie. Dobra praktyka w biurze rachunkowym to przechowywanie faktur kosztowych, ewidencji środków trwałych i dokumentów amortyzacyjnych razem, żeby w razie kontroli łatwo było pokazać, skąd wziął się koszt uzyskania przychodu.
Przy tym pytaniu łatwo wpaść w pułapkę i liczyć termin przechowywania od samej daty faktury, czyli od 31 marca 2015 r. To jednak nie jest właściwe podejście dla celów podatku dochodowego. Faktura jest dokumentem źródłowym, ale jej znaczenie podatkowe polega na tym, że potwierdza koszt, w tym przypadku jednorazowy odpis amortyzacyjny od środka trwałego. Ten koszt wpływa na rozliczenie podatku dochodowego za 2015 r., a zobowiązanie z tego rozliczenia ma termin płatności dopiero w 2016 r. Dopiero od końca tego roku zaczyna biec pięcioletni okres przedawnienia. Dlatego data 31 marca 2020 r. albo 31 marca 2021 r. jest myląca, bo przepisy nie każą kończyć przechowywania dokumentów dokładnie w rocznicę wystawienia faktury. Liczy się koniec roku kalendarzowego, a nie dzień i miesiąc dokumentu. Również 31 grudnia 2020 r. wygląda logicznie tylko wtedy, gdy ktoś zacznie liczyć pięć lat od końca 2015 r. To częsty błąd, bo rok faktury wydaje się naturalnym punktem startu. W podatkach trzeba jednak sprawdzić, kiedy upłynął termin płatności podatku, którego dany dokument dotyczy. Z mojego doświadczenia właśnie to rozróżnienie najczęściej robi różnicę na sprawdzianach i w normalnej pracy księgowej. Dla bezpieczeństwa dokumenty kosztowe związane z amortyzacją należy trzymać co najmniej do końca okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli tutaj do 31 grudnia 2021 r.