Jaki jest termin przechowywania faktury nabycia środka trwałego, jeżeli data nabycia to 1.02.2020 r., data przyjęcia do używania środka trwałego 15.02.2020 r., a ostatni miesiąc odpisu amortyzacyjnego zaliczonego do kosztów to luty 2025 roku?
A. Do 31.12.2030 r.
B. Do 31.12.2025 r.
C. Do 31.12.2031 r.
D. Do 31.12.2026 r.
Opracowane na podstawie zadania CKE, wrzesień 2014 (arkusz A.65-X-14.08): Kwoty, stawki i terminy zaktualizowane do przepisów obowiązujących w 2026 r.
Termin do 31.12.2031 r. wynika z tego, że faktura nabycia środka trwałego nie dokumentuje tylko samego zakupu z 2020 r., ale jest też dowodem podatkowym dla odpisów amortyzacyjnych zaliczanych do kosztów. Skoro ostatni odpis amortyzacyjny został ujęty w kosztach w lutym 2025 r., to dokument może mieć znaczenie dla rozliczenia podatku dochodowego za 2025 r. Zeznanie roczne za 2025 r. składa się zasadniczo w 2026 r., więc termin przedawnienia zobowiązania podatkowego liczymy przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku, czyli od końca 2026 r. Daje to datę 31.12.2031 r. W praktyce księgowej warto pamiętać, że dokumenty dotyczące środków trwałych często trzyma się dłużej niż zwykłe faktury kosztowe, bo kontrola może pytać nie tylko o fakturę, ale też o OT, ewidencję środków trwałych, plan amortyzacji i dowody księgowania odpisów. Moim zdaniem to jeden z tych tematów, gdzie łatwo policzyć za krótko, jeśli patrzy się tylko na datę zakupu, a nie na ostatni skutek podatkowy dokumentu.
Przy tym pytaniu najważniejsze jest, żeby nie zatrzymać się na samej dacie nabycia środka trwałego ani na dacie przyjęcia go do używania. Faktura z 1.02.2020 r. oczywiście dokumentuje zakup, a data 15.02.2020 r. jest ważna dla rozpoczęcia amortyzacji i ujęcia składnika w ewidencji środków trwałych, ale nie one przesądzają tutaj o końcowym terminie przechowywania dokumentu. W podatkach liczy się to, jak długo dokument może być potrzebny do udowodnienia kosztu uzyskania przychodu. Jeżeli odpis amortyzacyjny został ostatni raz zaliczony do kosztów w lutym 2025 r., to faktura nadal wpływa na rozliczenie podatkowe za 2025 r. Typowy błąd polega na doliczeniu 5 lat od końca roku zakupu, co prowadziłoby do zbyt krótkiego terminu, np. końca 2025 albo 2026 r. To jest niebezpieczne, bo w razie kontroli podatnik musi pokazać, skąd wzięła się wartość początkowa środka trwałego i dlaczego odpisy amortyzacyjne były kosztem. Innym częstym skrótem myślowym jest liczenie 5 lat od końca 2025 r., czyli od roku ostatniego odpisu. W podatkach dochodowych okres przedawnienia zobowiązania zasadniczo liczymy jednak od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dla rozliczenia za 2025 r. termin ten przypada w 2026 r., więc pięcioletni okres biegnie od końca 2026 r. i kończy się 31.12.2031 r. Z mojego doświadczenia lepiej przy środkach trwałych przyjmować zasadę: dokument trzymamy co najmniej do przedawnienia ostatniego roku podatkowego, w którym amortyzacja wpływała na koszty, a nie tylko do końca amortyzacji.