Podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, przez okres
A. 3 lat.
B. 10 lat.
C. 2 lat.
D. 5 lat.
Pytanie z egzaminu CKE, wrzesień 2014 (arkusz A.65-X-14.08).
Okres 5 lat wynika z zasad przedawnienia zobowiązania podatkowego, określonych w Ordynacji podatkowej. Księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia podatku, czyli co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. To ważne, bo nie liczymy tego od dnia wystawienia faktury ani od dnia zaksięgowania operacji, tylko od końca właściwego roku. Przykładowo, jeżeli termin płatności podatku za 2024 r. przypada w 2025 r., dokumentację trzeba przechowywać od końca 2025 r. przez 5 lat. W praktyce oznacza to, że księgi, ewidencje VAT, dowody księgowe czy deklaracje mogą być potrzebne przy kontroli skarbowej jeszcze długo po zakończeniu roku. Moim zdaniem to jedna z tych zasad, które warto sobie dobrze utrwalić, bo w biurze rachunkowym albo dziale księgowości pomyłka w archiwizacji może narobić naprawdę niepotrzebnego bałaganu. Dobra praktyka jest taka, żeby dokumenty porządkować rocznikami i opisywać termin możliwego zniszczenia, ale zawsze z uwzględnieniem ewentualnych przerw lub zawieszeń biegu przedawnienia.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić zwykłe okresy przechowywania dokumentów z terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazanie 10 lat może wynikać z ostrożności albo skojarzenia z innymi dokumentami, które w praktyce firmy bywają trzymane dłużej, na przykład z powodów dowodowych, kadrowych czy organizacyjnych. Jednak dla ksiąg podatkowych podstawowa zasada z Ordynacji podatkowej opiera się na 5-letnim okresie liczonym od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Nie należy więc automatycznie wydłużać tego okresu tylko dlatego, że dłuższa archiwizacja wydaje się bezpieczniejsza. Można przechowywać dłużej, ale obowiązek podatkowy standardowo nie wynosi 10 lat. Z kolei okres 3 lat albo 2 lat jest zdecydowanie za krótki i mógłby spowodować poważny problem podczas kontroli podatkowej. Organ podatkowy może wracać do rozliczeń dopóki zobowiązanie się nie przedawni, a księgi i dowody księgowe są wtedy podstawą do wykazania prawidłowości rozliczeń. Typowy błąd myślowy polega na liczeniu terminu od daty dokumentu, zamknięcia roku obrotowego albo złożenia deklaracji. Tymczasem kluczowy jest koniec roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku. Z mojego doświadczenia najlepiej zapamiętać to jako zasadę: księgi podatkowe trzymamy tak długo, jak długo urząd może realnie badać dane zobowiązanie podatkowe, czyli zasadniczo 5 lat od odpowiedniego końca roku.