Na podstawie rachunku kosztów podróży służbowej ustal kwotę do wypłaty dla pracownika.
| Rachunek kosztów podróży służbowej (15.10.2026 r.) | |
| Wyjazd: Kraków 7.00 – przyjazd: Warszawa 10.00, PKP | 45,00 zł |
| Wyjazd: Warszawa 17.00 – przyjazd: Kraków 20.00, PKP | 45,00 zł |
| Ryczałty na dojazdy | 9,00 zł |
| Razem przejazdy, dojazdy | 99,00 zł |
| Diety | 45,00 zł |
| Pobrano zaliczkę | 100,00 zł |
| Do wypłaty | .......... |
A. 144,00 zł
B. 44,00 zł
C. 153,00 zł
D. 53,00 zł
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2021 (arkusz A.65-SG-21.01): Dieta krajowa 45 zł i ryczałt na dojazdy 9 zł według stawek obowiązujących od 2023 r. (w arkuszu 30 zł i 6 zł).
Kwota do wypłaty wynosi 44,00 zł, ponieważ w rachunku kosztów podróży trzeba najpierw ustalić pełną wartość należności pracownika, a dopiero potem rozliczyć pobraną zaliczkę. W tym przypadku koszty przejazdów i dojazdów wynoszą łącznie 99,00 zł, a dieta za podróż służbową 45,00 zł. Razem daje to 144,00 zł należnych kosztów delegacji. Pracownik wcześniej pobrał zaliczkę 100,00 zł, więc nie wypłacamy mu całej kwoty delegacji, tylko różnicę: 144,00 zł - 100,00 zł = 44,00 zł. To jest właśnie kwota do wypłaty. W praktyce kadrowo-płacowej i księgowej bardzo ważne jest oddzielenie dwóch etapów: ustalenia należności brutto z delegacji oraz rozliczenia zaliczki. Moim zdaniem to jeden z częstszych drobnych błędów w takich zadaniach, bo ktoś widzi sumę kosztów i od razu bierze ją jako wypłatę. Dobra praktyka jest taka, żeby zawsze sprawdzić pozycję „pobrano zaliczkę”, bo ona zmniejsza kwotę przekazywaną pracownikowi albo może nawet spowodować kwotę do zwrotu przez pracownika.
W tym zadaniu nie chodzi tylko o zsumowanie pozycji z rachunku, ale o końcowe rozliczenie delegacji z uwzględnieniem zaliczki. Pełna należność z tytułu podróży służbowej to przejazdy i dojazdy w kwocie 99,00 zł oraz dieta 45,00 zł, czyli razem 144,00 zł. To jednak nie jest automatycznie kwota do wypłaty, bo pracownik pobrał już wcześniej 100,00 zł zaliczki. Zaliczka jest kwotą wypłaconą przed rozliczeniem podróży i trzeba ją odjąć od należności, a nie pominąć. Dlatego wynik końcowy to 44,00 zł do dopłaty pracownikowi. Kwota 144,00 zł oznacza całkowity koszt delegacji, ale nie pokazuje rozrachunku po zaliczce. To typowy błąd, gdy ktoś zatrzymuje się na rubryce „razem” i nie czyta dalszej części dokumentu. Kwota 153,00 zł mogłaby wynikać z dodania ryczałtu za dojazdy drugi raz albo z pomieszania pozycji cząstkowych, co w dokumentach finansowych jest dość niebezpieczne, bo zawyża należność. Z kolei 53,00 zł sugeruje, że od jakiejś błędnie przyjętej sumy odjęto zaliczkę, prawdopodobnie przy założeniu, że należność wynosi 153,00 zł. W praktyce księgowej najpierw trzeba ustalić, które pozycje są już podsumowane, a które są dodatkowymi składnikami. Rachunek mówi wyraźnie: razem przejazdy i dojazdy to 99,00 zł, dieta to 45,00 zł, zaliczka to 100,00 zł. Dopiero taka kolejność daje poprawne rozliczenie. Z mojego doświadczenia najlepiej podkreślić sobie słowa „razem” i „pobrano zaliczkę”, bo one decydują, czy liczymy koszt, wypłatę, czy zwrot.