Płatnicy składek są zobowiązani do zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego w terminie
A. 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.
B. 3 dni od zawarcia umowy.
C. 30 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia.
D. 14 dni od nawiązania stosunku pracy.
Pytanie z egzaminu CKE, czerwiec 2015 (arkusz A.65-X-15.05).
Termin 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia jest właściwy, bo właśnie taki termin stosuje się przy zgłaszaniu pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. W praktyce obowiązek ubezpieczenia pracownika powstaje najczęściej od dnia nawiązania stosunku pracy, czyli od dnia rozpoczęcia zatrudnienia wskazanego w umowie o pracę, a nie zawsze od dnia samego podpisania dokumentu. Płatnik składek, czyli najczęściej pracodawca, dokonuje zgłoszenia do ZUS na formularzu ZUS ZUA, jeżeli pracownik podlega pełnym ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu. To jest bardzo ważne kadrowo-płacowo, bo od poprawnego i terminowego zgłoszenia zależy prawidłowe naliczanie składek emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych i zdrowotnej. Z mojego doświadczenia najłatwiej zapamiętać zasadę tak: liczymy 7 dni od dnia, w którym dana osoba faktycznie zaczyna podlegać ubezpieczeniom. Dobra praktyka w dziale kadr jest taka, żeby zgłoszenie przygotować od razu przy zakładaniu teczki osobowej i wprowadzaniu pracownika do systemu kadrowo-płacowego. Nie warto czekać do ostatniego dnia, bo pomyłka w dacie albo brak wysyłki dokumentu może potem narobić sporo zamieszania przy rozliczeniach z ZUS.
W tym pytaniu łatwo pomylić kilka terminów, bo w kadrach występują różne daty: data podpisania umowy, data rozpoczęcia pracy, data powstania obowiązku ubezpieczenia oraz terminy przekazywania dokumentów rozliczeniowych do ZUS. Nie są one tym samym, choć w praktyce czasem wypadają blisko siebie. Termin 3 dni od zawarcia umowy nie jest właściwy dla zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń w ZUS. Taki tok myślenia często bierze się z przekonania, że wszystko trzeba zrobić natychmiast po podpisaniu umowy. Oczywiście szybkie działanie jest dobrą praktyką, ale przepisy przewidują konkretnie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Ważne jest też to, że zawarcie umowy może nastąpić wcześniej niż rozpoczęcie pracy, więc sama data podpisu nie zawsze jest datą zgłoszeniową. Termin 14 dni również nie pasuje do tego obowiązku. Może się kojarzyć z innymi czynnościami administracyjnymi albo ogólnymi terminami w prawie, ale nie z podstawowym zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego. Jeszcze bardziej mylące jest 30 dni, bo taki termin bywa spotykany przy innych obowiązkach formalnych, ale przy zgłoszeniach do ZUS byłby zdecydowanie za długi. Pracownik powinien być objęty systemem ubezpieczeń od początku zatrudnienia, a dokument ZUS ZUA musi zostać przekazany w terminie ustawowym. Moim zdaniem najlepsza metoda to zawsze ustalić najpierw, kiedy powstał tytuł do ubezpieczenia, a dopiero potem liczyć 7 dni. W dziale kadr taka kolejność bardzo ogranicza błędy, szczególnie przy umowach podpisywanych z wyprzedzeniem albo przy pracownikach zaczynających pracę w innym dniu niż data zawarcia umowy.