Spółka z o.o. zatrudniająca pracowników miała obowiązek jako płatnik składek złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA za kwiecień 2016 r. najpóźniej do dnia
A. 10 maja 2016 r. (wtorek)
B. 15 maja 2016 r. (niedziela)
C. 16 maja 2016 r. (poniedziałek)
D. 5 maja 2016 r. (czwartek)
Pytanie z egzaminu CKE, październik 2016 (arkusz A.65-X-16.08).
Termin 16 maja 2016 r. wynika z zasad składania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA obowiązujących dla płatników składek w 2016 r. Spółka z o.o. zatrudniająca pracowników nie rozlicza się jak osoba fizyczna opłacająca składki wyłącznie za siebie, tylko jako tzw. pozostały płatnik. Dla takich płatników termin przekazania dokumentów rozliczeniowych i opłacenia składek za dany miesiąc przypadał do 15. dnia następnego miesiąca. Za kwiecień 2016 r. podstawowym terminem był więc 15 maja 2016 r. Problem w tym, że ten dzień wypadał w niedzielę. Jeżeli termin przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, przesuwa się go na najbliższy dzień roboczy. Dlatego faktycznym terminem był poniedziałek 16 maja 2016 r. W praktyce kadrowo-płacowej warto zawsze sprawdzać kalendarz, a nie tylko zapamiętywać dzień miesiąca. Moim zdaniem to jedna z tych rzeczy, które w pracy płacowej naprawdę ratują przed odsetkami i korektami. Dobra praktyka to przygotować ZUS DRA, raporty RCA/RSA/RZA oraz przelew kilka dni wcześniej, bo awaria programu Płatnik albo banku w ostatnim dniu może narobić niepotrzebnego stresu.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić kilka różnych terminów, bo w rozliczeniach ZUS przez lata funkcjonowały różne daty zależne od rodzaju płatnika. Data 10 maja pasowałaby do innej sytuacji, czyli do osoby fizycznej opłacającej składki wyłącznie za siebie. Spółka z o.o. zatrudniająca pracowników nie mieści się w tej grupie, ponieważ jako pracodawca rozlicza składki za ubezpieczonych pracowników i składa komplet dokumentów rozliczeniowych, w tym deklarację ZUS DRA oraz odpowiednie raporty imienne. Z mojego doświadczenia częsty błąd polega na tym, że ktoś zapamiętuje samą datę 10. albo 15. dzień miesiąca, ale nie łączy jej z typem płatnika. Data 15 maja wygląda bardzo kusząco, bo dla spółki z o.o. rzeczywiście termin ustawowy przypadał zasadniczo na 15. dzień następnego miesiąca. Tyle że w maju 2016 r. był to dzień niedzielny. W rozliczeniach publicznoprawnych trzeba brać pod uwagę przesunięcie terminu na następny dzień roboczy, jeżeli ostatni dzień terminu wypada w dzień wolny od pracy. Dlatego samo wskazanie niedzieli nie jest poprawne praktycznie ani formalnie. Data 5 maja dotyczyła natomiast jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, a nie typowej spółki kapitałowej prowadzącej działalność gospodarczą. W pracy kadrowo-płacowej trzeba więc ustalić trzy rzeczy: jaki jest miesiąc rozliczeniowy, jaki status ma płatnik oraz czy ustawowy termin nie wypada w sobotę, niedzielę albo święto. Dopiero takie podejście daje poprawny termin złożenia ZUS DRA i zapłaty składek.