Zleceniodawca powinien zgłosić zleceniobiorcę do obligatoryjnego ubezpieczenia zdrowotnego najpóźniej
A. 7 dni przed zakończeniem zlecenia
B. w dniu zawarcia umowy zlecenia
C. do 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia
D. w dniu zakończenia zlecenia
Opracowane na podstawie zadania CKE, styczeń 2015 (arkusz A.65-X-15.01): Treść poprawiona względem arkusza CKE (błąd merytoryczny lub nieaktualna nazwa dokumentu).
Termin do 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia jest właściwy, bo obowiązek zgłoszeniowy do ubezpieczenia zdrowotnego powstaje wtedy, gdy zleceniobiorca faktycznie uzyskuje tytuł do ubezpieczenia, czyli zaczyna wykonywać umowę zlecenia. W praktyce zleceniodawca jako płatnik składek powinien przekazać do ZUS odpowiedni formularz zgłoszeniowy, najczęściej ZUS ZZA, jeżeli dana osoba podlega tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu. Jeżeli oprócz zdrowotnego wchodzą też ubezpieczenia społeczne, stosuje się ZUS ZUA. Moim zdaniem to jest jeden z tych terminów, które warto zapamiętać bardzo konkretnie, bo w kadrach i płacach opóźnienie o kilka dni potrafi narobić niepotrzebnego bałaganu. Przykład: jeżeli zleceniobiorca zaczyna pracę 10 marca, zgłoszenie powinno być przekazane najpóźniej 17 marca. Nie liczymy tego od końca zlecenia ani od dowolnego momentu rozliczenia wynagrodzenia. Dobra praktyka w firmach jest taka, żeby zgłoszenie robić od razu po rozpoczęciu współpracy i po sprawdzeniu innych tytułów ubezpieczenia zleceniobiorcy, np. czy jest studentem, pracownikiem etatowym gdzie indziej albo prowadzi działalność. To pozwala poprawnie ustalić kod tytułu ubezpieczenia, zakres składek oraz uniknąć korekt dokumentów rozliczeniowych.
Przy tym pytaniu łatwo pomylić moment zawarcia umowy, moment zakończenia zlecenia i faktyczny moment powstania obowiązku ubezpieczeniowego. W ubezpieczeniach ZUS kluczowe jest nie samo podpisanie papieru, ale rozpoczęcie wykonywania zlecenia, bo wtedy zleceniobiorca uzyskuje tytuł do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym. Jeżeli umowę podpisano na przykład 1 kwietnia, ale praca ma ruszyć dopiero 8 kwietnia, termin zgłoszenia liczy się od 8 kwietnia. Z mojego doświadczenia właśnie tu często robi się zamieszanie, bo ktoś traktuje datę umowy jako zawsze najważniejszą, a w dokumentach kadrowo-płacowych trzeba patrzeć bardziej technicznie: od kiedy powstał obowiązek ubezpieczeń. Zgłaszanie dopiero w dniu zakończenia zlecenia jest podejściem spóźnionym i niezgodnym z funkcją ubezpieczenia. Ubezpieczenie zdrowotne ma działać w trakcie wykonywania zlecenia, a nie dopiero po jego zakończeniu. Takie rozumowanie może wynikać z mylenia zgłoszenia do ubezpieczenia z wyrejestrowaniem, które wykonuje się po ustaniu tytułu ubezpieczenia, zwykle na formularzu ZUS ZWUA. Również termin 7 dni przed zakończeniem zlecenia nie pasuje do zasad zgłoszeniowych, bo przepisy nie uzależniają zgłoszenia od planowanej daty końcowej. Umowy zlecenia bywają przedłużane, rozwiązywane wcześniej albo wykonywane etapami, więc taki punkt odniesienia byłby mało praktyczny. Poprawna zasada jest prosta: płatnik składek, czyli zleceniodawca, zgłasza zleceniobiorcę do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia wykonywania zlecenia. Warto to łączyć z dobrą praktyką zebrania od zleceniobiorcy oświadczenia o innych tytułach do ubezpieczeń, bo od tego zależy, czy będzie tylko składka zdrowotna, czy też pełniejszy pakiet składek społecznych i zdrowotnych.