Formularz PIR (Property Irregularity Report) jest dokumentem o kluczowym znaczeniu w procesie zgłaszania zagubienia lub zniszczenia bagażu na lotnisku. Po stwierdzeniu takiego incydentu, pasażerowie są zobowiązani do wypełnienia tego formularza w punkcie obsługi klienta linii lotniczej lub w biurze bagażowym. Formularz PIR zawiera istotne informacje, takie jak dane osobowe pasażera, szczegóły lotu oraz opis zagubionego bagażu. Jest to punkt wyjścia do dalszego procesu poszukiwania bagażu oraz ewentualnych roszczeń. Dzięki temu dokumentowi linie lotnicze mogą zarejestrować zgłoszenie oraz podejmować odpowiednie działania w celu zlokalizowania bagażu. Standardy IATA (International Air Transport Association) zalecają stosowanie formularza PIR jako części procedur dotyczących obsługi bagażu. W praktyce, wypełniając formularz, pasażerowie zwiększają swoje szanse na szybsze odzyskanie bagażu, a także ułatwiają linii lotniczej prowadzenie skutecznych działań w tym zakresie.
Dokument FC, czyli formularz dotyczący sprawozdań, nie ma zastosowania w przypadku zagubienia bagażu. Obejmuje on inne procedury i tematykę, niezwiązaną z bezpośrednią obsługą pasażerów oraz ich bagażu. Podobnie, kwit TKT, który jest potwierdzeniem zakupu biletu lotniczego, również nie ma związku z raportowaniem zagubionych lub zniszczonych przedmiotów. Jego rola ogranicza się do kwestii finansowych związanych z transakcją zakupu biletu. Z kolei zgłoszenie IATA jest dokumentem stosowanym w innych kontekstach regulacyjnych i operacyjnych w branży lotniczej, ale nie jest odpowiednie do zgłaszania incydentów dotyczących bagażu. Często błędne myślenie polega na utożsamianiu różnych formularzy z procedurą zgłaszania zagubienia bagażu, co prowadzi do nieporozumień. Kluczowe jest zrozumienie, że w przypadku zagubienia bagażu każda linia lotnicza ma wyznaczone konkretne procedury oraz formularze, których należy przestrzegać, aby skutecznie rozwiązać problem. Użytkownicy powinni zawsze korzystać z formularza PIR, aby zapewnić sobie właściwą pomoc i wsparcie ze strony operacyjnej linii lotniczej.