Protokół PIR (Property Irregularity Report) jest dokumentem, który należy wypełnić w przypadku zaginięcia bagażu rejestrowanego w transporcie lotniczym. Jest to standardowa procedura stosowana przez linie lotnicze oraz lotniska na całym świecie, mająca na celu zarejestrowanie i zbadanie incydentu związanego z bagażem pasażera. Protokół PIR powinien być wypełniony natychmiast po stwierdzeniu zaginięcia bagażu, aby zainicjować proces poszukiwania i odzyskiwania. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat podróży, takie jak numery lotów, daty, miejsca oraz szczegółowy opis zaginionego bagażu, co ułatwia jego identyfikację. Przykładem praktycznego zastosowania protokołu PIR jest sytuacja, gdy podróżny zgłasza zaginięcie bagażu na lotnisku; wypełniając ten formularz, umożliwia liniom lotniczym szybkie i skuteczne działanie w celu odnalezienia bagażu. Dobrą praktyką jest zachowanie kopii protokołu PIR, ponieważ może być potrzebny do dalszej komunikacji z linią lotniczą oraz przy ubieganiu się o odszkodowanie, jeżeli bagaż nie zostanie odnaleziony."
Zgłoszenie celne, formularz opinii oraz przywieszka bagażowa to dokumenty, które nie są odpowiednie w kontekście zaginięcia bagażu rejestrowanego w transporcie lotniczym. Zgłoszenie celne dotyczy procedur związanych z przewozem towarów przez granice i nie ma związku z zaginięciem bagażu. Wypełnia się je w celu zadeklarowania wartości przewożonych towarów oraz do przestrzegania przepisów celnych, co nie ma zastosowania w przypadku bagażu podróżnego. Formularz opinii służy do wyrażenia zdania na temat obsługi lub doświadczeń związanych z podróżą, a nie do formalnego zgłaszania zaginięcia bagażu. Jego wypełnienie nie wpłynie na rozwiązanie problemu z zagubionym bagażem. Przywieszka bagażowa to etykieta, która jest przypinana do bagażu w momencie odprawy, zawierająca informacje o trasie podróży i danych kontaktowych właściciela. Choć ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji bagażu, sama w sobie nie jest dokumentem, który mógłby zainicjować proces poszukiwania zagubionego bagażu. Prowadzi to często do błędnego przekonania, że można zaspokoić wymogi formalne związane z zaginięciem bagażu poprzez te dokumenty. Kluczowe w tej sytuacji jest zrozumienie, że odpowiednie podejście zaczyna się od wypełnienia protokołu PIR, który jest uznawany przez linie lotnicze i organy odpowiedzialne za zarządzanie bagażem."