Nota gotowości jest kluczowym dokumentem w procesie transportu morskiego, który stwierdza przybycie statku trampowego do portu oraz jego gotowość do przeprowadzenia operacji przeładunkowych. Dokument ten, wydawany przez kapitana statku lub armatora, zawiera istotne informacje dotyczące stanu statku, ładunku oraz dostępności załogi do wykonania prac związanych z załadunkiem lub wyładunkiem. Z perspektywy praktycznej, nota gotowości ma na celu potwierdzenie spełnienia wszystkich wymogów formalnych oraz technicznych, takich jak inspekcje bezpieczeństwa, co jest niezbędne do rozpoczęcia operacji w porcie. W branży żeglugowej, standardy dotyczące dokumentacji statków, w tym noty gotowości, są ściśle regulowane przez organizacje takie jak Międzynarodowa Organizacja Morska (IMO) i International Maritime Solid Bulk Cargoes Code (IMSBC Code). Właściwe zarządzanie dokumentacją oraz przestrzeganie procedur związanych z notą gotowości ma kluczowe znaczenie dla efektywności operacji portowych oraz minimalizacji ryzyka związanego z transportem morskim.
Kwit sternika, nota gotowości, umowa czarterowa oraz manifest ładunkowy to dokumenty o różnych funkcjach w obrocie morskim, jednak tylko nota gotowości jest ściśle związana z przybyciem statku do portu i jego gotowością do przeładunku. Kwit sternika, choć ważny, jest dokumentem potwierdzającym, że statek jest w posiadaniu odpowiedniego kapitana i załogi, ale nie odnosi się bezpośrednio do stanu gotowości statku do wykonania operacji. Umowa czarterowa reguluje relacje pomiędzy armatorami a czarterującymi, określając warunki najmu statku, a nie jego stan gotowości operacyjnej. Z kolei manifest ładunkowy to dokument, który zawiera szczegółowe informacje o ładunku znajdującym się na pokładzie statku, ale nie informuje o gotowości statku do przeładunku. Typowym błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów, co prowadzi do nieporozumień w procesie transportu morskiego. Kluczowa jest odpowiednia interpretacja dokumentacji oraz zrozumienie ich ról w procedurach operacyjnych, co ma wpływ na efektywność i bezpieczeństwo przeładunków w portach.