Prawidłowa odpowiedź to DSU, czyli Dokumentacja Systemu Utrzymania. W realnej eksploatacji pojazdów kolejowych to właśnie DSU jest podstawowym, obowiązującym zbiorem wymagań, jak należy utrzymywać konkretny typ lub serię pojazdu zgodnie z przepisami. Moim zdaniem warto to sobie dobrze poukładać w głowie: DSU nie jest zwykłą instrukcją obsługi, tylko formalnym dokumentem opisującym cały system utrzymania – poziomy utrzymania, zakres przeglądów, interwały czasowe i przebiegowe, wymagane czynności, kwalifikacje personelu, a także wymagane narzędzia, przyrządy pomiarowe i dokumentację po wykonaniu prac. W praktyce, jeśli warsztat wykonuje przegląd P1, P2, P3 itp. na lokomotywie czy EZT, to robi to właśnie według zapisów DSU zatwierdzonej dla danej serii. Podczas audytów UTK albo wewnętrznych audytów SMS najczęściej sprawdza się, czy czynności były wykonane zgodnie z DSU, a nie według „widzimisię” mechanika. DSU jest też powiązana z wymaganiami TSI, krajowymi przepisami i systemem zarządzania bezpieczeństwem przewoźnika lub podmiotu odpowiedzialnego za utrzymanie (ECM). W dobrze przygotowanej DSU masz wyszczególnione, co ile kilometrów trzeba np. sprawdzić profil obręczy, kiedy wymienić klocki hamulcowe, jakie są dopuszczalne zużycia elementów zawieszenia czy sprzęgów, kiedy wykonać pomiary elektryczne izolacji. Z mojego doświadczenia wynika, że osoby, które szybko nauczą się sięgać do DSU przy każdej wątpliwości, popełniają mniej błędów w utrzymaniu, a to przekłada się i na bezpieczeństwo, i na mniejszą awaryjność taboru.
W utrzymaniu pojazdów kolejowych bardzo łatwo pomylić różne rodzaje dokumentacji, bo nazwy są podobne i w praktyce warsztatowej często używa się ich zamiennie, trochę „na skróty”. Kluczowe jest jednak rozróżnienie, co jest dokumentem nadrzędnym z punktu widzenia przepisów, a co ma charakter bardziej pomocniczy czy eksploatacyjny. Instrukcja obsługi opisuje głównie, jak maszynista lub obsługa ma korzystać z pojazdu: uruchamianie, wyłączanie, podstawowa diagnostyka, obsługa urządzeń, czasem proste czynności kontrolne. To ważny dokument, ale nie określa kompleksowo systemu utrzymania w rozumieniu poziomów utrzymania, zakresów przeglądów i interwałów. Bazowanie tylko na instrukcji obsługi przy planowaniu przeglądów taboru to typowy błąd początkujących – „skoro piszą jak używać, to pewnie też jak serwisować”. DTSU bywa mylone z DSU ze względu na podobny skrót. W niektórych firmach używa się różnych wewnętrznych oznaczeń dokumentacji technicznej i ktoś może automatycznie założyć, że DTSU to to samo, co dokumentacja systemu utrzymania. Problem w tym, że obowiązujące przepisy i standardy branżowe jednoznacznie wskazują na DSU jako formalny dokument opisujący system utrzymania dla danej serii pojazdu. W testach egzaminacyjnych skróty są dobierane specjalnie tak, żeby wyłapać osoby, które nie rozróżniają nazewnictwa, tylko zgadują po brzmieniu. Z kolei DTR, czyli dokumentacja techniczno–ruchowa, to bardziej klasyczna dokumentacja maszyn i urządzeń, często spotykana w przemyśle ogólnym. Zawiera opis budowy, parametry techniczne, warunki pracy, czasem ogólne zalecenia eksploatacyjne. W taborze kolejowym nadal można się natknąć na takie dokumenty, szczególnie przy starszych pojazdach, ale aktualny system utrzymania zgodny z wymaganiami kolejowymi opiera się na DSU, a nie na samej DTR. Typowy błąd myślowy polega na tym, że zdający wybiera nazwę, którą częściej słyszał w warsztacie, zamiast odwołać się do formalnych definicji z przepisów. W praktyce zawodowej to rozróżnienie ma znaczenie, bo podczas kontroli i audytów liczy się, czy utrzymanie było prowadzone zgodnie z DSU, a nie według dowolnej instrukcji czy ogólnej dokumentacji technicznej.