Prawidłowo wskazana została istota tajemnicy zawodowej i tajemnicy przedsiębiorstwa: chodzi o informacje mające wartość gospodarczą i jednocześnie poufną dla przedsiębiorstwa. W praktyce oznacza to wszelkie dane, które dają firmie przewagę konkurencyjną na rynku i nie są powszechnie znane. Mogą to być np. szczegółowe cenniki hurtowe, marże, listy kluczowych klientów, warunki umów z dostawcami, technologie wytwarzania, procedury serwisowe, know-how działu technicznego, schematy organizacji pracy czy wewnętrzne instrukcje eksploatacji urządzeń. Z mojego doświadczenia wynika, że w branży technicznej szczególnie wrażliwe są np. nietypowe rozwiązania konstrukcyjne, parametry nastaw zabezpieczeń, procedury testów czy algorytmy sterowania – bo konkurencja chętnie by to podpatrzyła. Zgodnie z dobrymi praktykami i przepisami (np. ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) tajemnicą przedsiębiorstwa jest informacja, która: nie jest ujawniona do wiadomości publicznej, ma wartość gospodarczą i przedsiębiorca podejmuje realne działania, aby ją utrzymać w poufności (hasła, ograniczony dostęp, klauzule poufności w umowach, oznaczenia „poufne” w dokumentacji). Pracownik ma obowiązek nie ujawniać takich danych ani w trakcie zatrudnienia, ani często po jego zakończeniu – jeżeli wynika to z umowy lub charakteru informacji. W praktyce: nie wrzuca się zdjęć tablicy sterowniczej z parametrami na media społecznościowe, nie przekazuje się znajomym klientów, do których firma ma dostęp, nie opowiada się szczegółowo o stosowanych rozwiązaniach technicznych na szkoleniach organizowanych przez inne firmy. Moim zdaniem ważne jest też, żeby pamiętać, że tajemnica przedsiębiorstwa nie dotyczy tylko „papierów z biura”, ale również tego, co widzisz i słyszysz na hali, podczas serwisu, uruchomień czy pomiarów – to wszystko może mieć realną wartość gospodarczą.
W tym zadaniu łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że „tajemnica” to po prostu wszystko, co firma gdzieś zapisze w dokumentach. Tymczasem kluczowe jest nie to, gdzie informacja jest zapisana, tylko czy ma wartość gospodarczą i czy jest faktycznie poufna. Treść umowy o pracę czy ogólne zapisy kodeksu pracy nie są co do zasady tajemnicą przedsiębiorstwa – to są dokumenty o charakterze prawnym, często w dużej części ustandaryzowane, dostępne dla każdej osoby zatrudnionej, a kodeks pracy jest w ogóle aktem publicznym. Oczywiście pewne szczegóły indywidualnej umowy (np. wysokość premii) mogą być objęte dyskrecją, ale to nie jest klasyczna „tajemnica przedsiębiorstwa” w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji, tylko raczej kwestia kultury organizacyjnej i ochrony danych osobowych. Podobnie regulamin pracy ma charakter wewnętrznego aktu normatywnego, ale z założenia jest dostępny dla całej załogi i często omawiany np. przy szkoleniach BHP. Materiały promocyjne są z definicji przeznaczone do szerokiego upubliczniania, więc nie mogą być traktowane jako poufne – przeciwnie, firma chce, żeby trafiły do jak największej liczby odbiorców. Typowy błąd myślowy polega na utożsamianiu „ważnych dla firmy dokumentów” z „tajemnicą przedsiębiorstwa”. To, że coś jest dla zakładu istotne organizacyjnie czy wizerunkowo, nie znaczy automatycznie, że ma specyficzną wartość gospodarczą wynikającą z nieujawnienia tego konkurencji. Równie mylące jest skupianie się na samej „wartości reklamowej” informacji. Reklama ma przyciągać klientów, więc z założenia jest publiczna. Nawet jeśli firma inwestuje duże środki w kampanię marketingową, to same treści reklamowe, slogany czy ulotki nie stanowią tajemnicy – tajemnicą może być co najwyżej strategia marketingowa, analiza rynku, dane o skuteczności kampanii, czyli znowu to, co jest poufne i daje przewagę. Sformułowanie „wartość technologiczna” też bywa mylące – nie każda informacja o technologii jest tajemnicą, bo część rozwiązań jest opisana w katalogach, instrukcjach producenta czy normach technicznych. Tajemnicą będą dopiero te elementy technologii, które są niejawne, opracowane przez firmę i realnie wpływają na jej pozycję na rynku. Dlatego poprawne podejście polega na rozumieniu tajemnicy przedsiębiorstwa jako połączenia trzech cech: poufność, wartość gospodarcza i świadome działania firmy, żeby tę poufność utrzymać. Bez tego łatwo przecenić rangę zwykłych dokumentów i niedocenić prawdziwie wrażliwych informacji, z którymi ma się do czynienia w codziennej pracy technicznej.