Skaner to urządzenie, które służy do przetwarzania obrazów analogowych na postać cyfrową. Działa poprzez skanowanie powierzchni dokumentu lub obrazu, rejestrując zawarte na nim dane wizualne i konwertując je na format cyfrowy. W praktyce, skanery są wykorzystywane w biurach, archiwach oraz w domach do cyfryzacji dokumentów, co znacząco ułatwia ich przechowywanie oraz udostępnianie. W standardzie ISO 19005, definiującym wymagania dla archiwizacji dokumentów elektronicznych, podkreślono znaczenie skanowania wysokiej jakości, co zapewnia trwałość i dostępność dokumentów w przyszłości. Skanery różnią się między sobą między innymi rozdzielczością, co wpływa na jakość skanowanych obrazów. Użycie skanera w procesie digitalizacji zdjęć, plików papierowych czy rysunków technicznych jest kluczowe w dzisiejszym świecie, w którym dominują dane cyfrowe.
Kopiarka, drukarka i nagrywarka to urządzenia, które mają różne funkcje, ale nie są przeznaczone do bezpośredniego przetwarzania obrazów analogowych na postać cyfrową. Kopiarka, na przykład, służy do tworzenia kopii papierowych dokumentów; przetwarza obraz na papierze, ale nie konwertuje go na format cyfrowy. Drukarka natomiast jest przeznaczona do reprodukcji cyfrowych dokumentów w formie fizycznych kopii na papierze, a nie do skanowania. Nagrywarka służy do zapisywania danych na nośnikach, takich jak płyty CD lub DVD, co nie ma związku z konwersją obrazów analogowych na cyfrowe. Typowe błędy myślowe prowadzące do takich wniosków często opierają się na mylnej interpretacji funkcji tych urządzeń. Użytkownicy mogą mylić skanowanie z kopiowaniem, nie zdając sobie sprawy, że skanowanie to proces przekształcania obrazu do formatu cyfrowego, podczas gdy kopiarka wykonuje odwrotną operację, czyli odtwarzanie obrazu papierowego. Zrozumienie różnicy między tymi urządzeniami jest kluczowe dla efektywnego korzystania z technologii biurowych oraz optymalizacji pracy z dokumentami.