Kwalifikacja: AUD.05 - Realizacja projektów graficznych i multimedialnych
Kategorie: Grafika rastrowa Pliki i formaty
Przed rozpoczęciem archiwizacji zasobów należy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Prawidłowa odpowiedź opiera się na fundamentalnej zasadzie organizacji danych przed archiwizacją. Sortowanie plików tekstowych, graficznych oraz muzycznych i umieszczanie ich w osobnych folderach to nie tylko wygoda, ale również standardowa procedura, która ułatwia późniejsze wyszukiwanie i odzyskiwanie zasobów. W wielu instytucjach, zarówno w branży IT, jak i archiwizacji cyfrowej czy bibliotekoznawstwie, przyjęło się, że zachowanie czytelnej struktury folderów daje ogromną przewagę – łatwiej jest zlokalizować konkretne pliki, ale także kontrolować ich wersjonowanie i bezpieczeństwo. Taka praktyka jest zgodna z wytycznymi ISO 15489 dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Przykładowo, jeśli przygotowujesz dane do archiwum firmowego, to od razu warto rozdzielić raporty, prezentacje, grafiki i nagrania do osobnych katalogów – oszczędza to potem mnóstwo zamieszania. Z mojego doświadczenia wynika, że nawet przy pracy nad mniejszymi projektami zachowanie porządku w strukturze folderów zapobiega przypadkowemu nadpisywaniu plików i pozwala zachować porządek na dłuższą metę. Co ciekawe, w wielu firmach stosuje się jeszcze dodatkowo etykietowanie folderów datą i typem dokumentu, co daje jeszcze większą przejrzystość. Podsumowując, takie rozróżnienie plików to nie jest tylko teoretyczna zasada, ale faktyczna potrzeba przy pracy z dużą liczbą danych.