Technika OCR, czyli Optical Character Recognition, pozwala na przekształcenie tekstu zapisanego na obrazie w edytowalną formę cyfrową. Wybranie Microsoft Word jako programu docelowego jest naprawdę sensownym wyborem – Word umożliwia potem swobodną edycję tak przetworzonego tekstu, jego formatowanie, poprawki czy dalszą pracę nad dokumentem. W praktyce wygląda to tak, że po zeskanowaniu dokumentu lub wykonaniu zdjęcia, narzędzia OCR rozpoznają znaki i eksportują gotowy tekst do pliku Worda (.docx). To bardzo wygodne i często wykorzystywane rozwiązanie, szczególnie w biurach, administracji czy nawet w edukacji, gdzie często trzeba digitalizować papierowe dokumenty. Z mojego doświadczenia wynika, że Microsoft Word współpracuje z wieloma aplikacjami OCR, na przykład ABBYY FineReader czy narzędziami wbudowanymi w skanery. Warto wiedzieć, że Word ma nawet własną funkcję otwierania plików PDF z opcją konwersji tekstu na edytowalny dokument. To świetny przykład dobrych praktyk branżowych: automatyzujemy i upraszczamy proces, minimalizujemy błędy ręcznego przepisywania i oszczędzamy czas. OCR z Wordem to taki standard, który się po prostu sprawdza w codziennej pracy z dokumentami.
Zastosowanie techniki OCR w praktyce ma bardzo konkretny cel – chodzi o wyodrębnienie tekstu z obrazu i dalszą wygodną obróbkę tego tekstu. Często jednak można się pomylić i wybrać programy, które są znane z pracy z multimediami lub ogólnie z tworzeniem treści, ale nie służą do edycji tekstu z wykorzystaniem technologii OCR. Audacity to typowy program do edycji dźwięku, świetny do montażu nagrań, usuwania szumów czy miksowania, ale nie ma narzędzi do pracy z tekstem, ani tym bardziej do obsługi OCR. Adobe Animate to z kolei narzędzie przeznaczone do tworzenia animacji 2D i interaktywnych treści multimedialnych, gdzie tekst jest jednym z elementów projektowych, ale tam nie chodzi o edytowanie długich dokumentów tekstowych po konwersji z obrazu – to po prostu nie ten typ zastosowań. Microsoft Outlook to znany klient poczty, świetny do zarządzania korespondencją, kalendarzami i kontaktami, ale nie do przetwarzania tekstu z obrazów – tam nawet nie ma funkcji edycji dłuższych dokumentów tekstowych. Moim zdaniem często wybieranie tych programów wynika z mylnego skojarzenia: skoro programy są popularne i używane w pracy biurowej albo kreatywnej, to zdawałoby się, że muszą obsługiwać takie rzeczy jak OCR. Niestety, tylko programy stworzone do edycji tekstu, jak właśnie Microsoft Word, w pełni wykorzystują potencjał OCR, oferując możliwość bezpośredniej edycji, formatowania i zapisu rozpoznanego tekstu. Warto pamiętać o tej różnicy, bo wybór właściwego narzędzia znacząco wpływa na efektywność pracy i unikanie niepotrzebnych frustracji przy próbie otwarcia pliku w nieodpowiednim programie.