Skaner jest urządzeniem, które pozwala na konwersję obrazów analogowych, takich jak zdjęcia czy dokumenty, na format cyfrowy. Proces ten polega na skanowaniu zawartości przy użyciu technologii optycznej, co umożliwia uzyskanie wysokiej jakości reprodukcji. Dzięki skanerom, można łatwo utworzyć cyfrowe wersje fizycznych materiałów, co jest niezbędne w systemach DTP (Desktop Publishing), gdzie tekst i grafika muszą być w formie elektronicznej. Przykładowo, skanowanie czasopism lub plakatów graficznych pozwala na ich dalszą edycję i przygotowanie do druku. W branży graficznej standardem jest używanie skanerów o wysokiej rozdzielczości, ponieważ umożliwiają one wierne odwzorowanie detali oryginalnych materiałów. Dobrą praktyką jest również stosowanie skanera z możliwością skanowania w kolorze i różnymi trybami, co zwiększa elastyczność w pracy. Skanery są kluczowym narzędziem w procesie digitalizacji, co potwierdzają standardy ISO dotyczące jakości obrazów cyfrowych.
Tabela graficzna, mimo że jest użytecznym narzędziem w graficznych systemach projektowania, nie ma zdolności do konwertowania obrazów analogowych na format cyfrowy. Tablet graficzny służy przede wszystkim do ręcznego rysowania i tworzenia ilustracji poprzez bezpośrednią interakcję użytkownika z ekranem, co wprowadza pomysłowość i kreatywność do projektowania, ale nie zastępuje funkcji skanera. Proofer to urządzenie, które służy do tworzenia próbek wydruków, co ma na celu kontrolę jakości przed właściwą produkcją. Umożliwia to sprawdzenie, jak przygotowany materiał będzie wyglądać w wersji drukowanej, ale nie jest w stanie wykonać konwersji obrazów analogowych. Komputer PC, chociaż niezbędny do obróbki i edycji materiałów graficznych, również nie ma właściwości skanowania, a jedynie pozwala na ich przetwarzanie po wcześniejszym wprowadzeniu z pomocą skanera. Powszechnym błędem jest mylenie funkcji różnych urządzeń; wiele osób może sądzić, że tablet graficzny lub komputer mogą pełnić tę samą rolę co skaner, jednak każdy z tych elementów ma swoje specyficzne zastosowanie i ograniczenia, które należy uwzględnić w procesie projektowania graficznego. W branży DTP kluczowe jest zrozumienie roli każdego z tych narzędzi, by skutecznie wykorzystywać je w odpowiednich kontekstach.