Plik PDF jest standardem, jeśli chodzi o przygotowanie certyfikowanej odbitki próbnej. Wynika to głównie z tego, że PDF pozwala na zachowanie wszystkich istotnych parametrów pracy, takich jak przestrzeń barwna, profile ICC, warstwy czy przezroczystości – czyli dokładnie to, co musi być odwzorowane w druku próbnej odbitki. W branży poligraficznej praktycznie każda drukarnia, która poważnie podchodzi do tematu proofingu, wymaga od klienta pliku PDF zgodnego ze standardami, np. PDF/X-1a czy PDF/X-4. Dzięki temu operatorzy mogą mieć pewność, że to, co widzą na certyfikowanej odbitce próbnej, będzie bardzo bliskie temu, co pojawi się w końcowym druku. Z mojego doświadczenia wynika, że nawet drobne odchylenia od standardowych procedur – np. korzystanie z grafiki rastrowej typu PNG czy plików bez osadzonych profili ICC – kończą się później problemami z kolorystyką lub rozkładem elementów na stronie. PDF pozwala też na automatyzację procesów RIPowania i proofowania – co zdecydowanie usprawnia pracę, zwłaszcza w większych drukarniach. W międzynarodowej wymianie plików również nie spotyka się praktycznie innych formatów, bo PDF gwarantuje powtarzalność i zgodność z normami branżowymi, jak ISO 12647. Tak że naprawdę trudno wyobrazić sobie profesjonalny prepress bez tego pliku na początku procesu certyfikowanego proofu.
Bardzo często można spotkać się z przekonaniem, że do przygotowania odbitki próbnej nadają się pliki graficzne takie jak PNG, albo nawet fizyczne formy drukowe czy kopiowe, ale niestety to są mylne założenia. Pliki PNG, choć popularne w projektowaniu czy prezentacjach cyfrowych, kompletnie nie nadają się do proofingu poligraficznego – po pierwsze nie obsługują przestrzeni barwnych CMYK w pełni profesjonalnie, po drugie nie dają możliwości precyzyjnego osadzenia profili ICC czy spłaszczenia przezroczystości, co jest kluczowe dla prawidłowej kontroli koloru i zgodności z finalnym wydrukiem. Użycie PNG w środowisku poligraficznym to częsty błąd początkujących grafików, wynikający z przekładania nawyków z internetu do poważnej pracy drukarskiej. Forma kopiowa oraz forma drukowa to już są elementy samego procesu produkcyjnego, czyli narzędzia wykorzystywane w maszynach drukarskich do przenoszenia obrazu na podłoże – bezpośrednie używanie ich w przygotowaniu certyfikowanego proofu nie ma sensu technicznego, bo proof musi powstać zanim zostaną one w ogóle wykonane. To właśnie na etapie proofingu sprawdzamy poprawność kolorów i całego projektu, żeby uniknąć kosztownych błędów już na etapie produkcji. Zdarza się, że niektóre osoby myślą, że można wykonać proof na podstawie tego, co już znajduje się na formie drukowej, ale to odwracanie procedury – proof powstaje właśnie po to, żeby takiej formy nie trzeba było poprawiać w ostatniej chwili. Moim zdaniem takie pomyłki pokazują, jak ważne jest rozumienie całego workflow poligraficznego i znajomość aktualnych branżowych standardów, które jasno wskazują, że plik PDF jest jedynym sensownym materiałem wyjściowym do certyfikowanego proofowania.