PDF (Portable Document Format) jest najczęściej stosowanym formatem do przygotowywania plików do druku. Jego istotną cechą jest to, że zachowuje pełną strukturę dokumentu, w tym czcionki, kolory, grafiki oraz układ, niezależnie od platformy i urządzenia, na którym jest otwierany. Dzięki temu, przekonwertowanie projektu do formatu PDF zapewnia, że wszystkie elementy, które zostały zaprojektowane w programach graficznych, będą wyglądały tak samo na wydruku, jak i na ekranie. Format PDF jest także zgodny z wieloma standardami druku, takimi jak PDF/X, co oznacza, że spełnia wymogi branżowe dotyczące przygotowania materiałów do druku. W praktyce, PDF jest wykorzystywany nie tylko w branży poligraficznej, ale także w publikacjach elektronicznych i dokumentach urzędowych, co czyni go uniwersalnym rozwiązaniem. W związku z tym, korzystanie z PDF do przygotowania projektu akcydensu jest najlepszym wyborem, gwarantującym jakość i zgodność z wymaganiami drukarni.
Wybór formatów EPS, INDD lub TIFF do przygotowania pliku kompozytowego do druku może wydawać się atrakcyjny, jednak każdy z tych formatów ma swoje ograniczenia, które mogą wpłynąć na jakość i efektywność procesu drukowania. EPS (Encapsulated PostScript) to format, który jest często wykorzystywany do wymiany grafiki wektorowej, ale nie jest optymalny dla dokumentów wielostronicowych ani do zachowywania pełnego układu strony, co czyni go mniej odpowiednim do przygotowań drukarskich. INDD, będący natywnym formatem programu Adobe InDesign, jest doskonały do tworzenia i edycji dokumentów, jednak w przypadku finalizacji projektu do druku wymaga konwersji do formatu PDF, co wprowadza dodatkowy krok w procesie. TIFF (Tagged Image File Format) jest z kolei formatem rastrowym, który jest idealny do przechowywania obrazów, ale jego użycie w kontekście projektów drukarskich może prowadzić do problemów z zarządzaniem jakością, szczególnie jeśli chodzi o skalowanie obrazów. Użytkownicy mogą więc błędnie sądzić, że te formaty są wystarczające na każdym etapie produkcji, co prowadzi do potencjalnych problemów z jakością druku i zgodnością z wymaganiami technicznymi drukarni. Dlatego kluczowe jest, aby na etapie finalizacji projektu do druku korzystać z PDF, który jest standardem w branży i zapewnia kompleksowe wsparcie dla wszystkich elementów projektu, eliminując ryzyko niezgodności czy utraty jakości.