PDF (Portable Document Format) to format plików, który został zaprojektowany z myślą o zachowaniu układu i wyglądu dokumentów niezależnie od systemu operacyjnego czy urządzenia, na którym są otwierane. Jest to format uznawany za standard w branży drukarskiej, gdyż umożliwia precyzyjne odwzorowanie kolorów, czcionek oraz układu stron. PDF wspiera różne funkcje, takie jak warstwy, hiperlinki oraz interaktywne formularze, co czyni go wszechstronnym narzędziem w procesie przygotowania plików do druku. Przykładowo, w przypadku drukowania książek, użycie PDF zapewnia, że wszystkie elementy graficzne oraz tekstowe będą zgodne z zamierzonym projektem. Ponadto, PDF jako format zamknięty ma wbudowane profile kolorów, co jest niezwykle istotne w kontekście zarządzania kolorami w druku, a także wspiera kompresję bezstratną, co pozwala na redukcję rozmiaru pliku bez utraty jakości. W efekcie, PDF jest szeroko stosowany nie tylko w druku, ale także w publikacjach elektronicznych, co czyni go uniwersalnym formatem dla profesjonalistów z różnych branż.
EPS (Encapsulated PostScript) to format plików, który jest często używany w grafice wektorowej i może być stosowany do druku. Jego główną zaletą jest możliwość zawierania grafiki oraz tekstu, jednak nie jest on idealnym wyborem do przygotowywania plików do druku w kontekście cyfrowym. Pliki EPS wymagają konwersji do innego formatu, aby mogły być poprawnie wydrukowane, co może prowadzić do problemów z zachowaniem układu oraz kolorów. INDD, czyli pliki programu Adobe InDesign, są używane głównie w procesie projektowania, a nie jako finalny format dostarczany do drukarni. INDD wymaga, aby osoba zajmująca się drukiem miała dostęp do oprogramowania Adobe, co ogranicza jego uniwersalność. Z kolei CDR, format programu CorelDRAW, również jest powiązany z grafiką wektorową i używany w projektowaniu, ale nie spełnia wymogów standardów drukarskich dla plików gotowych do druku. Korzystanie z EPS, INDD czy CDR jako końcowych formatów plików do druku może prowadzić do różnych problemów, w tym do błędów w reprodukcji kolorów, utraty elementów graficznych lub problemów z układem, co jest nie do przyjęcia w profesjonalnym druku. Dlatego kluczowe jest stosowanie formatu PDF, który eliminuje te problemy i zapewnia zgodność z profesjonalnymi normami drukarskimi.