Kwalifikacja: HAN.01 - Prowadzenie sprzedaży

Nieprawidłowe podejścia do zarządzania dokumentami mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego na 5 lat, a następnie ich przechowywanie w siedzibie przedsiębiorstwa, nie uwzględnia zasad archiwizacji. Biura rachunkowe mają swoje procedury i terminy przechowywania dokumentów, które mogą nie być zgodne z wewnętrznymi regulacjami firmy. Druga koncepcja, czyli przekazanie dokumentów do archiwum państwowego, jest również nieprawidłowa, ponieważ dokumenty BE 5 nie są przeznaczone do archiwizacji w instytucjach państwowych, ale powinny być zarządzane przez przedsiębiorstwo zgodnie z jego polityką archiwizacji. Z kolei przechowywanie dokumentów w siedzibie przedsiębiorstwa przez 5 lat, a następnie ich przekazanie do biura rachunkowego, nie zapewnia odpowiedniego nadzoru nad dokumentacją, co może prowadzić do ich zgubienia lub zniszczenia. Ostatecznie, przechowywanie dokumentów w siedzibie przez 5 lat bez ich późniejszej weryfikacji w kontekście archiwalnym, godzi w zasady zarządzania dokumentacją, które mają na celu ochronę danych i zapewnienie zgodności z przepisami prawa. Przedsiębiorstwa powinny posiadać jasno określone procedury i politykę dotyczącą archiwizacji, aby unikać błędów w obiegu dokumentów i związanych z tym konsekwencji.