Kwalifikacja: HAN.01 - Prowadzenie sprzedaży
Zawód: Technik handlowiec
W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń towaru podczas odbioru dostawy, należy sporządzić
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Sporządzenie protokołu różnic w dostawie to naprawdę ważny krok, jeśli podczas przyjmowania towaru zauważysz jakieś braki czy uszkodzenia. Ten dokument musi jasno opisywać, co się stało – jakie są różnice między tym, co zamówiłeś, a tym, co dostałeś. Dzięki temu masz wszystko na papierze, co przyda się do reklamacji czy zwrotów. W praktyce dobrze jest, żeby protokół był w dwóch egzemplarzach: jeden dla dostawcy i jeden dla ciebie. Warto też mieć na uwadze, że najlepiej, gdy obie strony go podpiszą. Na przykład, jeśli w przesyłce brakuje kilku sztuk, to w protokole powinny znaleźć się takie informacje, jak numer partii, nazwa towaru oraz szczegółowy opis uszkodzenia. To może naprawdę pomóc, jeśli będziesz musiał coś reklamować później.
Faktura pro forma to taki dokument, który często jest używany w handlu, ale nie ma mocy prawnej jak normalna faktura. Można powiedzieć, że to bardziej oferta niż potwierdzenie transakcji. Tak więc, gdy brakuje towaru albo coś jest uszkodzone, to faktura pro forma na pewno nie pomoże. Nota korygująca także nie zadziała, bo jest do poprawiania błędów w fakturach, a nie do zgłaszania braków czy uszkodzeń. Może się przydać później, ale nie w momencie, gdy odbierasz towar. Arkusz spisu z natury to w ogóle inna historia, bo jest do inwentaryzacji, a nie do dokumentowania dostaw. Jak użyjesz złego dokumentu, to mogą pojawić się problemy z księgowością i reklamacjami, a to zdecydowanie nie jest to, co chcesz w zarządzaniu zapasami. Ważne jest, żeby te dokumenty znać i wiedzieć, kiedy je stosować, bo to klucz do efektywnego zarządzania.