Jeżeli podczas przyjmowania dostawy zostaną stwierdzone braki towaru lub jego uszkodzenie, to należy sporządzić
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Sporządzenie protokołu różnic w dostawie jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania dostawami, gdy podczas ich przyjęcia zostają stwierdzone braki towaru lub jego uszkodzenie. Protokół ten jest dokumentem, który szczegółowo opisuje różnice między zamówioną a dostarczoną ilością oraz stanem towaru. Jego sporządzenie ma na celu nie tylko udokumentowanie zaistniałej sytuacji, ale także stanowi podstawę do późniejszych działań, takich jak reklamacje czy zwroty. W praktyce, protokół powinien być sporządzony w dwóch egzemplarzach: jeden dla dostawcy, a drugi dla odbiorcy. Warto również pamiętać, że zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, protokół powinien być podpisany przez obie strony. Na przykład, jeśli w dostawie brakowało kilku sztuk towaru, protokół powinien zawierać informacje dotyczące numeru partii, nazwy towaru oraz szczegółowy opis uszkodzenia, co może być pomocne w przyszłych sytuacjach reklamacyjnych.
Faktura pro forma jest dokumentem stosowanym w transakcjach handlowych, który nie ma mocy prawnej jako formalne potwierdzenie transakcji. Służy raczej jako oferta lub wstępne zestawienie kosztów, co sprawia, że nie jest odpowiednim dokumentem w sytuacji braku towaru lub uszkodzenia przy odbiorze. Z kolei nota korygująca jest dokumentem wykorzystywanym do poprawienia błędów w wystawionych fakturach i nie adresuje kwestii braków towaru ani stanu dostarczonych produktów. Może być stosowana po fakcie, ale nie jest właściwym narzędziem w momencie przyjęcia towaru. Arkusz spisu z natury natomiast jest dokumentem, który stosuje się do inwentaryzacji i nie jest bezpośrednio związany z procesem przyjęcia dostawy. Użycie niewłaściwego dokumentu w takich sytuacjach może prowadzić do niedokładności w księgowości oraz utrudnienia w procesie reklamacji, co jest sprzeczne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu zapasami. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi dokumentami oraz ich odpowiednie zastosowanie jest kluczowe w efektywnym zarządzaniu dostawami i zapasami.