Kwota podatku VAT podlegająca wpłacie do urzędu skarbowego jest różnicą pomiędzy
Kwota VAT do wpłaty do urzędu skarbowego powstaje wtedy, gdy podatek VAT należny od sprzedaży jest większy niż podatek VAT naliczony przy zakupach. Dlatego poprawny zapis to: VAT do zapłaty = VAT należny - VAT naliczony, czyli w skrócie $VAT_{wpłaty}=VAT_{należny}-VAT_{naliczony}$. VAT należny to podatek, który przedsiębiorca dolicza klientowi na fakturze sprzedaży, np. sprzedając towar za 1000 zł netto i stosując stawkę 23%, wykazuje 230 zł VAT należnego. VAT naliczony to z kolei podatek z faktur zakupowych, np. z faktury za zakup towaru, paliwa, materiałów biurowych czy usług księgowych. Jeżeli firma ma 230 zł VAT należnego i 80 zł VAT naliczonego, to do urzędu wpłaca 150 zł. Moim zdaniem to jedna z ważniejszych zasad w rozliczeniach handlowych, bo pokazuje, że przedsiębiorca nie oddaje całego VAT ze sprzedaży, tylko pomniejsza go o VAT zapłacony przy zakupach związanych z działalnością. W praktyce trzeba pilnować poprawnych faktur, terminów rozliczeń oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego, bo nie każdy zakup daje takie prawo automatycznie. Dobra praktyka branżowa to regularna kontrola rejestru sprzedaży VAT i rejestru zakupów VAT, tak żeby deklaracja lub plik JPK_V7 zgadzały się z dokumentacją księgową.
W rozliczaniu VAT bardzo łatwo pomylić kierunek odejmowania, szczególnie gdy patrzy się tylko na słowa „naliczony” i „należny”. Trzeba zapamiętać prostą zasadę: urząd skarbowy interesuje przede wszystkim VAT od sprzedaży, czyli VAT należny, a przedsiębiorca może go pomniejszyć o VAT z zakupów, czyli VAT naliczony. Nie oblicza się więc podatku do wpłaty jako różnicy między VAT naliczonym a VAT należnym, bo taki zapis odwraca sens rozliczenia. Gdyby podatek naliczony był większy od należnego, zwykle powstaje nadwyżka do przeniesienia albo zwrotu, a nie standardowa kwota do zapłaty. Również odejmowanie VAT naliczonego od wartości brutto zakupu miesza dwie różne kategorie: wartość brutto to kwota razem z podatkiem, a VAT naliczony to tylko część podatkowa z faktury zakupowej. Wynikiem takiego działania byłaby raczej wartość netto zakupu, a nie zobowiązanie wobec urzędu. Podobnie wartość brutto sprzedaży pomniejszona o VAT należny daje wartość netto sprzedaży, czyli podstawę opodatkowania, nie kwotę podatku do wpłaty. Z mojego doświadczenia uczniowie często mylą fakturę jako dokument z samym mechanizmem podatku. Faktura pokazuje netto, VAT i brutto, ale rozliczenie VAT polega na porównaniu podatku od sprzedaży z podatkiem z zakupów. Poprawne podejście jest takie: najpierw ustalasz VAT należny ze sprzedaży, potem VAT naliczony z faktur zakupowych, a na końcu liczysz różnicę $VAT_{należny}-VAT_{naliczony}$. Dopiero ta różnica, jeśli jest dodatnia, podlega wpłacie do urzędu skarbowego.